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中铁一电十二办[2011] 03号
关于下发电务十二公司《公文处理
管理办法》的通知
所属各项目部：
为提高公文质量和工作效率，使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《电务公司公文处理及文件控制管理办法》〈中铁一电办（2011）107号〉文件的规定，结合我公司实际，制定本办法，现予以下发，请遵照执行。
附件：公文处理办法
二0一一年十一月一日
主题词：政务工作公文处理管理办法通知
抄送：公司领导、公司各部门，存档。
电务工程有限公司第十二办公室2011-11-1印发 拟稿单位：第十二公司办公室主要拟稿人：董敬审批人：韩海龙
7附件：
公文处理管理办法
为提高公文质量和工作效率，使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《电务公司公文处理及文件控制管理办法》〈中铁一电办（2011）107号〉的规定，结合我公司实际，制定本办法。
一、来文处理程序及要求
所有来文处理由综合办公室负责，必须做到准确、及时、安全、保密。
（一）所有来文统一由综合办公室管理，由文书人员及时登记、编号，填写《文件阅办单》(见附表一)并由综合办公室主任提出拟办意见，然后由文书人员送领导批办，如遇急件，应随到随送，不得积压。
（二）领导在批办公文时，应避免在公文上划线涂改或随意抽掉公文夹中的公文（如需要可要求复印）；文书人员应按领导批办要求及时转有关部室轮阅和办理。对急件、重要文电或需二个以上部室阅办的，应抓紧阅办，并于当日退回综合办公室。
（三）文件传阅每人一般不超过二天。如有领导或项目部门负责人需长期学习或出差的，可转为另一人先阅。
（四）如领导批示，需要各部门负责人传阅或需要全体干部知道精神的文件，由综合办公室具体组织传阅或传达。
（五）各部室负责人应根据领导批办意见，分轻重缓急，予以认真办理，办理过程中有关领导和综合办公室应及时检查督促，防止漏办。
（六）文书要及时收回传阅文件，按照文件种类进行分类管理，以便及时查找。
（七）凡本单位工作人员在外出公务活动中形成、带回的文件，均应交到综合办公室进行统一收集、登记，任何人不得据为已有。
8二、发文处理程序及要求
（一）草拟公文，格式要正确，行文关系要清楚，要符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级公司的有关规定，主题要确定，观点要明确，文字要精练，条理要清楚。
（二）文件格式，公文文头为“宋体，70号字”；公文字号为“仿宋，三号字”；公文标题为“小标宋，二号字”；公文正文为“仿宋，三号字”；主题词为“黑体，三号字”，词目用“小标宋，三号字”；抄送2字为“仿宋三号字”。
（三）结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
（四）业务性公文，一般根据其内容由有关部室人员起草，部室负责人核稿，分管副经理、总工会签，对于某些重大的全局性的重要文稿由综合办公室起草，经理办公会议集体研究修改通过，最后由公司领导签发。
（五）起草、修改、核稿、签发一律须钢笔（用碳素墨水）或碳素笔书写。
（六）公司文件均由综合办公室统一编号印发。各部门编写的通知类文件也由综合办统一编号印发。
（七）文书分送文件要及时、准确、安全。
三、公文的立卷和归档
（一）收文办结、发文签发后，批件、原件、打印件均应及时完整归档。
（二）文书人员每年年终要清理公文，先要将没有存档价值和存查必要的文件，经登记造册并经领导同意后，统一处理或按有关规定销毁。有保存价值的来文和本公司形成的公文，在第二年年初做好收集、整理、立卷归档工作。
9（三）公文立卷要正确反映本公司的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。
（四）公文立卷要严格按照上级档案管理部门的要求办理，确保案卷质量。
（五）文书档案人员调动工作，应认真办好交接手续。
四、文书工作要求
（一）文件分行政文件、党群文件、法律法规、标准和外来文件以及记录资料六类，对文件的管理按《电务工程有限公司公文处理及文件控制管理办法》要求进行。
（二）文件的标识
1、制度、通知、通报等文件由综合办公室统一采用唯一性的编号为标识办法。
2、记录资料一般采用记录名称作为标识。
（三）文件由相关部室编写，部室负责人审核后交综合办公室，由综合办公室送往公司领导审批，审批过程应使用文件稿。
（四）制度经批准后由综合办公室登记收发文记录，及时注明文件名称、更改情况等内容，以便控制和追溯，并保存好原稿或备份；法律、法规、标准和外来文件由综合办公室登记收发文记录。
（五）文书应经常性地检查各类保存和在用文件的有效性，发现问题及时妥善解决。在公司内部运作、外部法令法规和标准变化、或是公文中所确定的有关要求应作为长久规定时，应及时修正、补充和更改相应的体系文件。文件需较大修改等情况发生时，应进行换版。
（六）程序文件、工作规范、记录等因内含本单位保密信息，原则上不对外提供。任何人不得私自外借、修改、拷贝文件，如确需外借、修改、10
拷贝和提供，必须经管理者代表批准，由综合办公室办理有关手续，作好记录。
（七）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
五、文件更改、换版与作废
（一）如文件需要修改，应由原文件编写部门填写《文件更改审批通知单》（见附表二），说明修改理由，其中对重要技术参数的修改，必须有充分的论证。《文件更改审批通知单》经相关部门会签后报文件原审批人审批，以电务公司行政发布的文件，如需修改，审批人应注明由哪个部门另行下文发布。如原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。
（二）对于审批后的《文件更改审批通知单》，由文件原编写部门负责复制若干份，交原发放部门的文件管理员按该文件原发放范围发放。领用单位、人员接到《文件更改审批通知单》后，应按要求及时更改文件。
（三）当文件需作大幅度更改时，由原文件编写部门填写向文件管理部门提供经审批后的新版本，予以换版。各文件管理员负责填写《文件（记录）处置登记表》（见附表三）进行处理。
（四）非时效性需作废的文件，由原编写部门填写《文件更改审批通知单》经文件原审批人批准后，复制若干份，书面通知原领用单位，由该单位文件管理员负责填写《文件（记录）处置登记表》撤出受控，就地销毁。对项目管理计划、施工组织设计等施工技术性文件应纳入项目记录予以管理。
（五）对已作废或失效文件需要作短期保留用作参考的，必须在保留文件右上角作出“作废保留”标识。
六、附 则
（一）本办法自二O一一年八月一日起执行。
（二）本办法归公司综合办公室负责解释。附件：
附表一：
附表二：
附表三：《文件阅办单》《文件更改审批通知单》《文件（记录）处置登记表》
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