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民生所需，就是档案工作之所趋
——XX县民生档案工作情况调查报告
民生档案是社会管理活动的历史记录，是维护群众权益的原始凭证，是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现。民生档案工作事关构建和谐社会大局，是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节，是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标。开展民生档案工作，是贯彻党的十七大提出的“着力保障和改善民生”精神的具体措施。国家档案局提出“民生所想，就是档案工作之所向；民生所需，就是档案工作之所趋。”近年来，XX县档案局利用创建省级新农村建设档案工作示范县的契机和执法检查的机会，对全县10个乡镇、以及涉农部门的民生档案进行了调研，现将调研情况报告如下：
一、XX县民生档案工作现状
党的十七大以来，党中央先后作出坚持科学发展观、构建和谐社会等重大决策，2007年12月国家档案局印发的《关于加强民生档案工作的意见》明确要求各级档案部门要把做好民生档案工作作为贯彻十七大精神和落实科学发展观的战略举措来抓，随后，全国各地的一些档案行政管理部门先后部署和加强了民生档案工作。特别是2008年国家档案局、民政部、农业部联合下发了《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》通知，作为创建社会主义新农村 建设档案工作省级示范县，县委、县政府高度重视，将新农村建设档案工作纳入社会主义新农村建设总体规划，成立了由分管领导任组长，县级相关涉农部门为成员的新农村建设档案工作领导小组；县委办制发了《关于做好社会主义新农村建设档案工作的意见》；县政府办主持召开全县社会主义新农村建设档案工作会，县四大家领导分别作了重要讲话；组织部长亲自主持召开全县新农村建设档案工作流动现场会，指出我县新农村建设档案工作纵向比成绩突出，横向比差距明显，要求大家：一要认清形势，增强责任感；二要服务大局，发挥职能作用；三要加强领导，落实责任，提高服务水平。做好“四个围绕”，即围绕科学发展，围绕社会和谐稳定，围绕基层政权建设，围绕国计民生重大问题，创新服务方式，拓展档案服务领域。县政府办制发了《XX县城乡最低生活保障档案管理办法》、《XX县集体林权制度改革档案管理办法》;县人大审议,提出加强土地承包档案管理问题，县档案局与农林局联合制发了《关于加强土地承包档案管理工作的通知》，加强土地承包档案的收集归档；与县民政局联合印发《关于加强婚姻档案管理的通知》，规范婚姻档案管理，将全县婚姻档案全部接收进馆。
（一）民生档案管理机制进一步完善。各乡镇、村（社区）领导加强重视档案工作，明确了分管档案工作的领导，配备了专职或兼职档案员，建立了档案管理制度，民生档案工作纳入年度计划及相关人员岗位职责，民生档案工作经费纳入单位预算。乡镇全部设 立了综合档案室，建立了各项档案管理制度；集中统一管理本单位的综合档案和业务档案，及时对形成的各门类民生档案进行收集、整理、编目，积极推进综合档案室的规范化管理，10个乡镇均达到省三级以上标准，且通过了新农村档案工作示范乡镇的验收；各行政村已全部建立档案工作，并初步达到示范村的标准。
(二)民生档案的收集与整理情况良好。各乡（镇）综合档案室除收集整理保管好行政文书档案、会计档案、基建档案外，还建立健全了农村土地二轮承包档案、林改档案、灾后重建档案等民生档案。国土资源局收集保管了近10万宗地籍档案。农业部门加强了对二轮土地承包档案管理，并建立起农业科技档案、农民专合组织档案；民政部门涉及民生领域的档案范围也很广泛，逐步建立起了社会救助档案；优抚安臵档案；社会团体登记档案；地名档案；婚姻登记和收养登记档案；遗体火化及骨灰安葬档案。社保部门的养老保险、医疗保险档案每年及时整理归档。卫生系统加强了农村医疗保险档案的建立和全民健康档案网上登记；计生部门收集完善了的计划生育档案；组织部门规范了干部档案和农村党员档案；人事部门建立了再就业个人档案；教育部门建立规范了教职员工档案；住建部门规范了基建档案、房地产档案。大部分社区建立了居民户口档案、低保困难家庭档案、居民健康档案、医疗养老保险等。
(三）档案保管条件得到进一步改善。近年来，随着新农村档案工作示范乡镇创建，乡镇党委政府对民生工作的支持，档案工作经 费投入的逐年增加，大部分档案工作基础条件大大改善，原有的档案室、杂物间逐步分开，档案保管保护条件也越来越好。涉农部门和各乡（镇）配备了档案库房，逐步添臵了标准的专用档案柜、电脑、去湿机等硬件设施。
（四）档案利用服务效果显著。民生档案与老百姓的切身利益密切相关，查阅的人比较多，利用的频率高。县档案局和民政局联合印发《关于加强婚姻档案管理的通知》，规范婚姻档案管理，档案局将全县婚姻档案全部接收进馆。截止目前，县档案馆馆藏档案115个全宗8万余卷册，包括文书、会计、基建工程、重大项目、农村合作基金会档案，人口普查、工业普查、土壤普查、房地产普查、土地权证档案，干部（职工）档案、学籍档案、招工档案、知青档案、案件档案、婚姻档案、寄养档案、名人档案、声像档案、照片档案等；各类资料7181册。同时，还收集了全县档案电子目录数据35万多条，其中：案卷级目录8万条，文件级目录27万多条。收集已公开现行文件12万多份。各涉农部门和乡（镇）、村（社区）档案室收集保存各类档案30余万卷件，配送村级书屋各类书籍资料11.2万册。逐步建立起覆盖人民群众的民生档案资源体系。
为了充分发挥档案的作用，设计制作了XX档案信息资源网，上挂互联网和党政网，通过网站公布政府公开信息和档案目录，让广大群众利用网站快速准确地查找所需档案资料。同时，开展“三服务”工作，对低保户、五保户、特困户等弱势群体实行优先查询，免收服务费的人性化服务；推行了周末和法定节假日利用档案预约服务；对不能及时到馆、身在外地的查询者提供电话查询服务。据统计，仅2011年县档案馆和涉农部门查阅利用民生档案8500余件，1万余人次。为解决群众纠纷、缓解干群矛盾、维护农村稳定、维护农民合法权益、农村经济发展等方面发挥了重要作用。
二、民生档案工作存在的问题
目前，就我县民生档案工作情况来看，主要存在以下几个方面问题：
（一）民生档案工作开展不平衡。民生问题涉及社会各个领域,涉及群众方方面面。但民生档案工作的开展缺乏相应的配套措施，全社会通力合作存在很大阻力。民生档案产生于不同的主体，涉及众多部门，但许多部门各自为政，强调部门利益，缺乏全局意识。有的部门对所涉民生档案管理实行了规范化管理，但还有相当一部分单位对本部门产生的民生档案管理混乱，有的甚至没有建档；在档案移交上也未按规定及时将民生档案移交进县档案馆。部分单位、乡镇、村社的档案室基础设施条件较差；管理分散，有的保存在各自业务部门(股、室)，很容易造成流失；有的单位因受人员、技术、管理不到位的影响，使档案无法得到安全有效的保管；特别是当前涉及民生的电子文件的管理更未归档保存。
民生档案属于公共信息资源，应为社会所用。民生档案资源由于分散保存于不同的部门，因而形成了多头管理、各自为政的局面，群众查阅利用很不方便，民生档案的资源共享程度不高。如房产地产档案、社保档案、学籍档案、户籍档案、土地承包档案等都由各形成部门自我保管，比较分散，而民众又往往直接到档案馆查阅利用档案，结果难以查到所需档案，这就给广大民众查阅民生档案带来了一定的不便，难以使民生档案资源真正为社会所用。
（二）档案人员业务素质不适应。一方面受传统观念的影响，思想僵化，思维陈旧，对新形势下档案工作“实现两个转变，建立两个体系”的工作要求认识不足。对社会管理工作中出现的新矛盾、新问题反应迟钝，看不到档案服务民生的巨大空间和作用，看不到民生档案在维护、解决民生问题中突显的价值。另一方面，由于民生档案产生领域广，形成种类多，专业性强，需要档案人员有较强业务能力，才能保证民生档案工作的顺利开展。而目前许多档案人员的专业知识和业务能力不强，面对新的业务要求束手无策。因此，造成民生档案收集归档不齐全，整理不规范，给民生档案的利用带来潜在的隐患。
（三）档案服务民生宣传不到位。档案服务民生一个重要前提就是想民众之所想，急民众之所需。但作为服务对象主体的群众，对充分利用档案维护自身合法权益的知识缺乏。有许多群众对档案和档案工作不甚了解，更不知道应该到哪里去利用档案。档案部门宣传力度不大，宣传形式单一，宣传途径不畅，导致人民群众利用档案意识淡薄，给民生档案作用的发挥增加了难度。
三、做好民生档案工作的对策
（一）提高认识，加强领导，确保民生档案工作落到实处 首先，作为档案行政部门，要进一步加强对民生档案工作的宣传，提高认识，转变观念，民生问题错综复杂、涉及面广，反映在社会的各个方面和不同层面，是一个处于不断变化中的过程，不可能一蹴而就。这就要求我们花大力气对民生问题和民生档案工作开展广泛的宣传，既要宣传民生问题的地位、意义，更要宣传民生档案工作在改善民生、和谐民生、促进民生中的作用；宣传要采取多渠道、多形式开展，不仅在公众场合举办展览、组织活动，还可开通热线电话，建立档案网站，让档案和档案工作深入基层、深入群众，使之有效地推进民生档案工作建设，以达到民生档案为民众的最终目的。其次，要积极争取各级领导的重视，加大民生档案管理资金投入，保障档案工作需要。加强档案队伍建设，提高人员素质，有效促进民生档案工作落实。再次，要围绕民生需求，调整馆藏建设思路，改变过去“重物轻人、重事轻人”的档案价值观念；改变档案馆单纯接收党政机关文书档案的传统做法，不断接收丰富各专业档案内容，提升民生档案在档案资源建设中的地位；把所有涉及到人的档案收集齐全，认真管好，让档案资源体系能够覆盖民生的各个领域，覆盖最广大的人民群众。
（二）严格监管，加强指导，不断规范民生档案管理体系 一是严格监督和管理。国家和各省、市不断丰富和完善民生档 案法规体系。要在创新社会管理、加强社会保障、农村、社区、家庭和新经济组织中就档案的形成和管理制定、完善相应的政策性文件和规范，为民生档案工作的规范发展提供政策依据。二是加强业务指导。对民政、劳动、社保、卫生、教育、土地、房管等涉民档案管理部门的档案业务进行监督指导，规范民生档案管理工作，保证民生档案齐全完整。应重点加强涉民部门、企事业单位档案规范化管理工作的监督指导。档案部门要指导涉民主管部门完善相关业务标准，打造民生档案管理和服务制度保障体系。要对职工档案进行集中统一管理，以方便职工流动、就业、医疗、社会保险等事务办理。三是延伸服务，拓展民生档案领域。我们开展争创省级新农村档案工作示范县的实践证明，建立和完善农村基层组织、社区档案管理，为进行居民管理、居民医疗保健、再就业、居民生活服务等提供了有力依据，有效地提高了社区管理的水平和效率。还应把档案工作向家庭延伸，开展家庭建档服务，引导、鼓励家庭建立家庭档案，以有利于家庭事务的管理、家庭文明的提高、家庭团结的增强，同时也有利于社会和谐气氛的形成、社会文明程度的提高、社会稳定因素的增强。
（三）各司其职，齐抓共管，整合民生档案信息资源 针对民生档案资源分散保存于各部门，给民众利用带来不便的客观情况，必须整合全县民生档案信息资源，通过接收、寄存、代管等多种形式，把关系到人民群众利益的全县民生档案集中到区档 案馆收藏保管。一是加大接收、征集力度。各有关单位形成的民生档案，要按照国家档案局9号令规定，在本部门保存一定的期限后，依法向县档案馆移交到期档案。逐步将全县范围内婚姻、公证、房产、林权、地籍、移民、土地承包、教育、就业、分配、社会保障、医疗卫生、计划生育、公共管理等关系社会管理、公共服务的民生档案全面完整地接收进档案馆，从而形成“大档案”格局，实行民生档案信息资源的社会共享，实现民众利益保障的最大化。二是加强对濒危民生档案的抢救、保护和整合。各地转制、破产企业档案由于受当时政策因素影响，许多档案移交不及时，保管不善，面临遗失损毁。转制企业档案关系到职工群众的切身利益，必须采取措施，加以抢救保护和妥善处臵，如果档案缺失，将给他们的养老保险、退休等手续的办理带来麻烦，将为社会带来不稳定因素。
抓民生档案工作是一项系统的社会工程，单靠档案部门自身是远远不够的，需要各级各部门的密切配合与协作。组织、人事、劳动与社会保障、民政、卫生、教育、国土、环保、建设等职能部门要在各级地方政府的统一领导下，在档案行政管理部门的指导下，认真履行本部门档案管理职能，积极配合本级档案部门做好各自工作；要健全工作网络，寻找服务载体、拓宽工作渠道，努力实现各系统民生档案的良性互动，形成齐抓共管的良好局面。
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