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管理信息系统在人力资源管理中的作用
近年来, 人力资源管理引入管理信息系统成为一种潮流。然而管理信息系统不是万能的, 只有具备了必需的条件, 才能更好地发挥管理信息系统的作用。首先分析了人力资源计划(ERP)的理论基础, 接着提出了引入管理信息系统的前提条件, 最后论述了管理信息系统在人力资源中应该发挥的作用,旨在为积极引入管理信息系统的企业提供一些借鉴。
企业运作效率是企业竞争力和获利能力的重要因素之一, 极大地影响着企业的当前赢利水平和未来发展潜力。而企业信息的管理和信息的沟通方式对企业运做效率影响甚大, ERP、CRM等当前最为流行的管理工具都是以信息管理为基础的。管理信息系统是企业人力资源管理技术与计算机技术相融合的产物, 它可以把相对复杂的管理流程通过计算机系统来完成, 从而使管理过程更加简便、易于操作。它还使得管理过程更加规范化, 减少人为因素的影响。总之, 应用高度集成的信息化系统的目的, 就是通过提高整体运作效率来提高企业的经济效益和核心竞争力。
一、以ERP为基础, 结合企业人力资源实际, 创建管理信息系统
管理信息系统是以ERP为基础的。简单来说, 企业的所有资源可以分为三个部分, 即物流、资金流和信息流。ERP也就是对这三种资源进行全面集成管理的管理信息系统。它利用企业的所有资源, 为企业制造产品或提供服务提供最优的解决方案, 从而最终实现企业的经营目标。但是鉴于我国大多数企业的管理水平尚未达到ERP 的要求, 于是在ERP 理论的基础上, 针对我国企业管理的实际水平设计的有关企业内部业务流程整合的一套能体现我国特色的先进的管理信息系统, 也可以说是小型的ERP 便应运而生了。这种管理信息系统在遵循ERP核心思想的同时, 更加侧重于企业特色和实际管理水平, 更能满足现阶段我国企业改革的要求。
二、引入管理信息系统的前提条件
大量的研究与实践表明, 管理信息系统在我国应用的成败并不单单取决于技术、资金、互联网系统、应用软件、软件实施等硬环境, 还取决于企业人力资源的管理基础、文化底蕴等软环境, 而且这些软环境往往起着更重要的作用。管理信息系统是一个人机管理系统, 管理信息系统只有在信息流通顺畅、管理规范/
4的企业中才能更好地发挥作用。
1.规范化的管理体制。从目前国内一些企事业单位的情况来看, 通过组织内部的机制改革, 明确组织管理的模式, 做到管理工作程序化、管理业务标准化、报表文件统一化和数据资料完整化与代码化是成功应用管理信息系统的关键。企业的人力资源管理信息系统必须具有市场信息管理、财务管理、原材料供应与库存管理、成本核算管理、生产计划管理、产品质量管理、人事与劳资管理、生产与管理流程管理等功能, 而且所有功能都应该与总体目标相一致, 否则很难建立起一套切合企业实际、能够真正促使企业实现现代化管理的高效管理信息系统。
2.具备实施战略管理的基础或条件。管理信息系统的建立、运行和发展与组织的目标和战略规划是分不开的。组织的目标和战略规划决定了管理信息系统的功能和实现这些功能的途径。管理信息系统的战略规划是关于管理信息系统的长远发展计划, 是企业人力资源战略规划的一个重要组成部分。这不仅由于管理信息系统的建设是一项耗资巨大、历时长远、技术复杂的工程,更因为信息已成为企业的生命动脉, 管理信息系统的建设直接关系着企业能否持久创造价值,能否最终实现企业人力资源管理目标。一个有效的战略规划有助于在管理信息系统和用户之间建立起良好接口, 可以合理分配和使用信息资源, 从而优化资源配置, 提高生产效率。一个好的战略规划有助于制定出有效的激励机制, 从而激励员工更加努力地工作, 同时还可以促进企业改革的不断深化, 激发员工的创新热情。而这些正是建立管理信息系统的必要条件。离开良好的战略管理环境, 管理信息系统的实施即使可以取得成功, 也不可能长久。
3.挖掘和培训一批能够熟练应用管理信息系统的人才。一个项目能否得到成功实施, 在很大程度上取决于其人才系统运行的状况和人才存量对项目目标、组织任务的适应状况。要在企业人力资源中成功实施信息化管理, 就要求企业配备相应的技术与管理人才, 可以通过两个途径来解决这个问题: 挖掘其他企业的人才；培训企业内部现有人才。
4.健全绩效评价体系。实施ERP系统是一场管理革命, 必须有与之配套的准则把改革成果巩固下来。总体来说, 健全的评价体系应该做到: 有助于激励员工最大限度地为企业创造价值；有助于企业将信息化与企业战略有机结合起来；有
助于对企业绩效进行纵、横向比较, 从而找出差距, 分析原因；有助于企业合理配置信息化建设资源。当然, 这些目标的实现还取决于绩效评价体系中的指标体系、配套的奖惩制度与监督制度等。企业是否具备建立管理信息系统所必需的绩效评价体系, 要结合企业现状和同行业的相关数据进行分析, 并且在实施过程中不断进行检验。在推行管理信息化过程中一旦发现问题, 就应当及时予以改进与完善。
三、管理信息系统的作用
管理信息系统的根本作用在于为企业创造更大的价值, 而这一作用又可表现在不同方面。一方面, 科学而有效的生产计划控制、原材料供应计划控制、劳动力合理使用控制、产品质量控制、库存最佳效益控制与销售策略等都会带来直接的经济效益。这些外在的效益是显而易见的, 也是能够用财务数据进行衡量的。还有一些是内在的, 包括管理体制的合理化、管理手段的科学化、员工综合素质的提高、员工整体意识的增强等。这些无形的变化恰恰反映了企业可持续发展的潜能与动力, 这些变化是在建立管理信息系统过程中形成或增强企业文化的内在表现, 这些变化很难用财务数据来衡量, 但其影响却不可低估。另一方面, 管理信息系统的推行, 不仅为领导层做出预测和决策提供了更高效、更便捷的方法与方式, 而且极大地提高了员工的工作效率。由此可见, 管理信息系统可以对企业运营的各方面从内到外、从上到下产生全方位、深层次的影响。
1．管理信息系统为企业人力资源实现目标和战略规划提供支持。实际上, 管理信息系统的运行是实现组织目标和战略规划的过程, 它向企业管理者提供最新的动态信息, 为企业实现目标和战略规划提供决策依据。管理信息系统的战略规划内容, 既包括对管理信息系统的目标与监督、激励目标实现的指标体系的规划, 也包括对其应用系统功能结构的设计, 对信息系统的组织、管理和运行的总体安排, 还包括对信息系统的效益分析和绩效考核等。这些规划构成了企业战略管理不可或缺的一部分。
2.利用管理信息系统管理流程, 提升企业人力资源价值。在实施管理信息系统以后, 企业的人力资源管理流程会发生显著变化。首先, 管理信息系统的推行、实施使企业的业务数据实现共享, 加快了业务处理的速度, 加大了可以处理的业务量。其次, 管理信息系统的实施将原来零散的、孤立的业务处理过程进行
整合, 使之成为一个系统的流程, 极大地提高了物流效率, 降低了企业的物流成本(采购成本、销售成本、存储成本), 提高了企业人力资源的业务流程效率(通过企业流程的增值性分析, 降低了企业的无效流程成本), 优化了企业的办公管理系统(避免了企业大量的无效管理成本), 便于组织中的各个部门互相监督, 为企业管理层提供最新的动态信息, 为企业实现目标和战略规划提供决策依据, 使业务流程各个环节联系更紧密, 过去被分解得支离破碎的流程融为一个整体。信息网络使各个部门交织在一起, 淡化了职能部门之间的界线。最后, 管理信息系统的实施可以从收益的增加、成本的降低、声誉的提高等各个方面来帮助企业提升价值, 实现可持续发展。
3.利用信息化管理, 实现现代化管理理念与企业文化的融合。在我国现阶段, 管理信息系统可谓新生事物, 虽然其已经显示出了强大的先进性、科学性与效益性, 但是在具体的应用过程中还存在许多问题, 尤其是人们根深蒂固的传统管理模式与思想观念问题, 即企业文化。
首先, 管理信息系统本身就是对传统企业文化的一种挑战。为了充分发挥管理信息系统的功能, 必须改变或更新企业文化。例如企业内部分工导致各部门资源占有不平衡, 造成信息资源局部垄断, 进而导致各部门为追求自身利益而不惜损害企业整体利益。管理信息系统的引入, 不仅可以消除这种信息垄断, 而且可以构建信息资源共享的文化氛围, 从根本上打破各自为政的思想桎梏。
其次, 管理信息系统的引入会从根本上改变企业的传统管理方式、员工的思维模式和行为习惯。网络化、扁平化的组织形式使得企业高层与基层之间的交流更加顺畅, 个体之间的交流更加频繁。实行信息化管理后, 传统企业的工作流程会发生很大的改变, 它在提高员工的工作效率的同时也会提高员工的综合素质。
简而言之, 管理信息系统带给企业的不仅是管理方式的转变, 更重要的是通过引入新的管理观念, 弘扬企业人力资源现有的优秀文化, 革除落后的思维定势, 形成现代化人力资源管理理念与优秀企业人力资源文化相融合的良好局面。
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