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天津市电子公文归档管理办法
第一条 为加强和规范机关政务活动中形成的电子公文归档管理工作，根据国家《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）以及天津市有关电子文件管理的规定，制定本办法。
第二条 本办法适用于本市各级机关、团体、事业单位从事政务及其相关活动产生的电子公文归档管理。企业单位及其它社会组织可参照本办法执行。
第三条 本办法所称电子公文，是指在电子政务活动中产生并依赖各办公自动化系统处理后形成的具有参考、利用价值和规范格式的电子数据。其它电子文件可参照本办法执行。
第四条 电子公文归档与管理工作，应遵循电子公文真实、完整、有效、安全的原则，做到电子政务活动中产生的有价值的电子公文必须归档和归档的电子公文必须规范，确保电子公文安全管理。
第五条 市、区县档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对本级国家机关、团体、事业单位产生的电子公文归档管理实行监督指导。
第六条 电子公文的归档管理工作应统筹纳入本单位电子政务和档案信息化建设规划。
第七条 电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性，归档前由电子公文形成部门负责，归档后由档案管理部门负责。电子公文运行系统和档案管理系统均应有严格的技术保障措施，保存必要元数据，确保电子公文的真实、完整、有效和安全。
第八条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责，制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。
第九条 基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文，元数据要求和用法执行《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定；电子公文归档的数据组织结构执行《天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定。
第十条 非电子公文管理系统形成的电子公文，要使用档案管理系统进行归档管理，元数据补充完整，形成规范的电子目录，电子目录字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级等信息；电子公文保证与纸质文件内容一致，进行版式转换，纸质档案进行数字化处理后，对照目录进行挂接；向综合档案馆移交时数据库结构参照《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》（DB12/T 118—2005）执行。
第十一条 电子公文形成单位未应用现代化办公手段的，要对纸质文件及时收集、整理、归档，并进行数字化扫描处理，形成电子目录，同第十条要求，并指明档案原文存储位置。
第十二条 档案管理部门负责接收本单位形成的应归档电子公文，按照本单位的利用需求以及向同级档案馆移交的要求，对接收后的电子公文进行规范化整理、补录、鉴定、存储、备份等工作。
第十三条 各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档的有关规定执行，电子公文的归档内容包括：
（一）符合规范的电子公文版式文件，原格式电子公文定稿（签发文）、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。
（二）系统形成的原格式电子公文原件，包括电子公文定稿（签发文）、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。
（三）文件处理单及领导审阅签署的重要意见。
（四）基于系统管理的电子公文元数据。
（五）基于系统管理的电子签名、电子印章等。
以上内容的保管期限应当一致。特殊格式的电子公文，应当将相应的查看软件一并归档。
第十四条 电子公文归档格式要求
电子公文在形成、收集过程中可采用通用格式，在归档或归档前要转换为版式文件，版式文件格式应与国家允许的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。
以文本、位图文件形成的电子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。归档时除保留系统生成格式外需要进行版式文件转换，按电子公文及其组件顺序合并转换为一个版式文件；
专用软件产生的电子公文应转换成通用格式后按要求转为版式文件归档。
第十五条 基于系统管理的归档电子公文的真实性、完整性、有效性、安全性的保证要求：
（一）真实性：要建立对归档电子公文操作者的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的文件操作日志，随时自动记录对归档电子公文实施操作的人员、时间、内容等；有条件的可采用数字签名等技术对归档操作进行记录。
（二）完整性：要对电子公文处理过程中的各类操作者和责任者进行登记；对归档电子公文的必要元数据项和归档内容进行检查，应确保归档内容齐全完整。
（三）有效性：归档电子公文的文件格式除原系统生成的格式外，还应转换成符合国家和本市规定的版式格式，并保证可读。
（四）安全性：要对归档电子公文进行病毒检测，确保不携带病毒；若有存储载体应保持清洁、无划痕，确保载体可识别。
第十六条 电子公文的归档整理
（一）电子公文归档以件为单位整理。电子公文按照文件办结时间排序，一份电子公文作为一件；归档整理以年度为单位相对集中，具有联系的文件标注文件题名作为相互间的关联。档案管理软件或具有辅助归档整理功能的软件要具有元数据捕获、手工调整文件顺序等功能。
（二）电子公文归档时对相关项目和内容进行检查，基于系统形成、办理的电子公文要符合“四性”保证要求；非系统形成的电子公文要对照纸质公文核对内容、签章等信息，保证电子公文与相应的纸质公文在内容及表现形式上一致，处理过程无差错。
（三）电子公文在检查无误的情况下按照鉴定要求进行归档。归档时由系统生成归档章，归档章样式与纸质档案归档章一致，各项内容可由系统自动填写，归档章加盖在归档电子公文首页上端居右位置。
（四）电子公文整理归档后，以年度为单位填写《归档电子公文登记表》（首页）的各项内容，以件为单位形成《归档电子公文登记表》（续页）（见附件），并能以纸质形式输出。
（五）电子公文归档后应保持目录与电子公文的一一对应。
（六）对于加密电子公文，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档，并按保密要求进行管理。
（七）电子公文形成单位必须将具有永久和30年保管期限的电子公文制成纸质文件，采用电子签名或电子印章等技术的直接制成纸质文件，未采用的制成纸质文件后需由领导手工回签。所制成的纸质文件与电子公文一同归档。
第十七条 电子公文的归档时间与方式
（一）电子公文可实时归档，也可与纸质文件同步归档。
（二）归档可采用逻辑归档或物理归档的方式。
第十八条 归档电子公文的管理
（一）档案管理部门采用专用软件进行管理。
（二）涉密归档电子公文管理应符合国家保密相关要求。
（三）档案管理部门要进行定期备份，参照《天津市电子档案备份管理规定（试行）》执行。
（四）系统更新时应及时对归档电子公文进行迁移，并保持数据在迁移前后的一致性。
（五）超过保管期限规定的电子公文参照纸质文件要求进行鉴定和销毁，对确认销毁的电子公文可进行逻辑或物理删除，并生成销毁文件目录备查。
第十九条 归档电子公文的移交
归档电子公文按照《天津市文书类电子档案移交与接收办法（试行）》（津档发〔2012〕15号）向同级国家综合档案馆进行移交。
第二十条 本办法由天津市档案局负责解释。
第二十一条 本办法自公布之日起施行。《天津市电子公文归档管理暂行办法》（津档〔2006〕9号）同时废止。
附件：
归档电子公文登记表
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