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江苏省中小学校档案管理暂行力法
第一章
总
则
第一条
为进一步加强全省中小学校档案管理，充分发挥档案在学校发展和教育教学改革中的积极作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《江苏省档案管理条例》结合全省中小学校档案工作实际，制定本办法。
第二条
本办法所称中小学校档案（以下简称学校档案）系指普通小学、初中、高中在管理、教育、教学、科研、基本建设等一切办学实践活动中直接形成的对国家、社会、学校、师生员工具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条
学校档案工作是学校重要的基础性工作，是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一。各中小学校应当把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入教学整体考核评估指标体系，加强领导和管理。
第四条
学校档案一般可分为文书档案、教学档案、学籍档案、科研档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案、电子档案等。
第二章
领导体制、机构和人员设置
第五条
学校档案工作由各级教育行政管理部门领导，并接受同级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
第六条
各学校档案工作应由校长统一领导，并明确一位校级领导协助校长分管，定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。第七条
学校设立隶属于学校办公室的综合档案室，配备专职档案管理人员，管理学校档案工作。综合档案室基本职责：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）制定学校档案工作规章制度及业务规范，并负责贯彻落实；
（三）接收（征集）、整理、保管、鉴定、统计和利用学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，开展档案的查阅服务和利用工作，编研、出版档案参考资料，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，建立陈列展示场所，充分发挥档案的教育功能；
（五）组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；
（六）对学校各部门及所属单位履行档案工作监督指导职责，开展学校档案工作人员的业务培训；
（七）列入国家档案馆接收范围的，应按照有关规定向国家档案馆移交档案。
第八条
学校各部门应配备兼职档案管理人员，负责本部门文件材料的收集、整理和归档等工作。学校档案工作人员应忠于职守，遵守纪律，具备一定的档案业务知识。学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业技术人员同等福利待遇。
第九条
学校档案工作人员应保持相对稳定，调动工作时做好档案交接。
第三章
档案管理 第十条
学校应当建立健全档案工作制度，将档案工作各项要求纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到应归档文件应收尽收，应归尽归。
第十一条
学校应实行文件材料形成部门归档制度。各部门专（兼）职档案人员将文件材料按规范要求整理后向学校综合档案室移交。移交时，应编制移交清册，办理移交手续。
第十二条
学校文件材料的归档要求：
（一）归档文件材料应完整、准确、系统；
（二）归档文件的制成材料和字迹材料应符合耐久性要求，档案卷皮、卷盒应为无酸制品。严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸、色带打印等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施；
（三）归档电子文件载体应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘；
（四）学校档案应运用计算机及档案管理软件系统进行管理； 所用档案管理软件须符合GB/T291942012《电子文件管理系统通用功能要求》及地方标准等其他相关要求。
第十三条
学校文件材料的归档范围：
（一）文书档案：主要包括学校党委（党总支、党支部）、行政、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结；学籍管理；上级机关印发并需要本校贯彻执行的文件材料。
（二）教学档案：主要包括教育教学管理、教学实践、教学研究、德育教育等方面的文件材料。学籍档案：学生在学校学习期间成绩、思想表现、综合评价等的记录。
（四）科研档案：主要包括学校科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。
（五）基本建设档案：主要包括学校基本建设管理和项目建设过程中形成的文件材料。
（六）设备仪器档案：主要包括购置的各种教学与办公设备、仪器等的全套随机技术文件以及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。
（七）会计档案：主要包括学校在财务管理和会计核算中形成的文件材料。
（八）照片类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的照片。
（九）电子类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文本、图表、图像、音（视）频、PPT课件、公务微信、微博等电子文件。
（十）实物类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的实物，包括各种证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、牌匾、印信、书画作品等。
第十四条
学校文件材料按以下标准或要求进行整理： 文书档案按照《江苏省实施细则》执行； 学籍档案按照《教育部关于印发的通知》（教基一〔2013〕7号）规定执行；科技档案（科研、基本建设、设备仪器）文件材料按照中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB11822-2008）执行；教学档案可按照文书档案或科技档案整理方式整理；会计档案按照财政部79号令《会计档案管理苏法》执行；照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）或《数码照片归档与管理规范》（DAT50-2014）执行；电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GBT18894-2016）执行。
第十五条
学校文件材料的归档时间：
（一）文书档案在次年6月底前完成归档，重大活动档案应在活动结束后2个月内完成归档；
（二）教学档案在学年结束年的12月底前完成归档；
（三）学籍档案在学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案。学籍管理实行“籍随人走”，学校保留电子学籍档案。鼓励双套制归档，其中属于永久保管的，即时生成纸质或缩微等硬拷贝；
（四）科研档案在科研课题鉴定通过后3个月内完成归档；
（五）基本建设档案在项目竣工验收后3个月内完成归档；
（六）设备仪器档案在设备仪器开箱验收后及时归档；
（七）会计档案由会计机构在年度终了时整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交学校综合档案室统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案管理机构同意，学校会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。
（八）声像、实物、电子等特殊载体档案，应定期整理归档。第十六条
学校综合档案室对保管期限已满的档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案登记造册，形成报告报校长批准后，在指定地点由两人以上监销，监销人在销毀清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。
第十七条
学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应业及时数字化，并采用双套制保管。
第十八条
学校合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当遵循全宗管理原则，依法、合理处置档案。学校撤销的，其档案移交同级国家档案馆或同级教育行政管理部门综合档案室保管；学校合并的，其档案随之并入，单列全宗保管；学校分立的，其档案由其中一所学校保管，不得分散，相关其他学校可以查阅利用。
第十九条
学校应对散存在社会上反映本校并对学校有重要价值的档案进行征集，并鼓励个人以捐赠或代管的方式将档案移交学校综合档案室保存。学校对捐赠者应给予适当奖励。
第四章
档案的利用
第二十条
学校综合档案室所保管的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信、身份证明，经学校办公室主任以上领导同意后，方可提供查阅利用。如需利用的档案涉及社会重大问题或个人隐私，须经学校主管领导批准。
第二十一条
学校综合档案室应为学校的各项工作积极提供档案服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。
第二十二条
学校应积极将档案信息化建设与学校信息化建设同步规划、同步实施，实现档案信息化管理，建立档案目录数据库和全文数据库，加强电子文件的归档管理与利用。
第二十三条
学校综合档案室应当采取举办档案展览、陈列建设档案网站等多种形式，积极拓展档案利用形式，充分发挥档案的价值和作用。
第五章
条件保障
第二十四条
学校应当将档案工作所需经费列入学校年度预算，统筹解决。
第二十五条
学校应为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，配置符合防火、防盗、防潮、防高温、防水、防紫外线、防尘、防污染、防有害生物等要求的设施设备，确保档案的完整与安全。
第二十六条
学校应为综合档案室配置计算机、光盘刻录机、扫描仪、数码摄像机（或数码相机）等电子设备，以适应学校档案信息化管理的需要。
第六章
奖惩
第二十七条
学校应对在档案工作中做出突出贡献的部门或个人，依据机关档案等法律法规给予奖励。
第二十八条
有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为已有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章附则
第二十九条
本办法适用于江苏省行政区域范围内的中小学校，幼儿园及相关单位可参照执行。
第三十条
各地区可根据本办法制定本地区的实施办法。第三十一条
本办法由江苏省档案局、江苏省教育厅负责解。第三十二条
本办法自2018年1月1日起施行。
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