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沈阳音乐学院本科学生档案管理办法（试行）
第一章
总 则
第一条 为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学院实际，制订本办法。本办法适用于我院全日制在校本科学生。
第二条 学生档案是学生入校时建立并逐步形成的，反映了学生个人学习经历、专业技能、身体素质、思想品德、诚信、家庭及经济等状况，是学校在实施培养、教育过程中，对学生的实际表现形成的基础资料，也是党和国家选拔、录用和使用人才的重要参考依据。
第二章
档案管理机构、原则及职责
第三条 在校本科学生档案由学生处负责统一管理。第四条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。
第五条 学生处档案管理职责：
（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；
（二）办理学生档案的查阅、借阅；
（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生相关情况；
（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；
（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；
（六）办理其他有关学生档案事项。第六条 系（院）及相关职能部门的职责
（一）各系（院）要协助学生处做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交，以及毕业生归档材料的收集、整理和移交工作；
（二）教务处、招生就业处应及时向学生处提供学生成绩单、学位审批表、就业通知书等相关材料，确保毕业生档案材料齐全、准确无误、及时转递。
第三章 档案的保管与保护
第七条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学的保管，严防档案的损毁、失散和泄密。
第八条 做好档案室的防火、防潮、防盗、防光等工作。要有防火、防潮、防高温、防盗等设施；学生档案要用铁皮档案柜存放；对于设施设备定期检查。保持档案室清洁和室内适宜温湿度。
第九条 学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度。
（一）学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批；
（二）学生处对学生档案进行详细统计分析工作；
（三）每学年新生入学一个月后学生处对档案进行详细核对，及时发现解决问题。
第四章 归档材料范围及要求
第十条 归档材料分类及内容
（一）入学材料：当地招生部门以及学生本人应的提供相关录取材料，包括高考报名材料、录取通知书、高中学籍材料，以及沈阳音乐学院学生管理与学生自律协议书、沈阳音乐学院新生政审表、入学体检表、新生入学登记表；
（二）学习材料：教务处提供的各科类成绩单；
（三）学籍材料：学生处提供的休学、复学、退学、转学、转专业等材料证明；
（四）毕业材料：各系（院）和相关职能部门提供的学年鉴定表、社会实践报告、毕业生登记表、体检表、学士学位评定表、毕业生就业报到证等各类材料；
（五）奖励材料：各系（院）和相关职能部门提供的学生在校期间获得的校级以上表彰活动中形成的各种材料；
（六）处分材料：学生处提供的学生在校期间违反校规校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；
（七）组织材料：党委组织部和团委提供的学生在校期间党团材料。
第十一条 归档材料的归档要求
（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期；
（二）归档材料须用纸张为十六开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写；
（三）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章；
（四）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放；
（五）学生处对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后再归档。
第五章 档案材料移交和档案的归档时间
第十二条 新生入学档案在学生报到当天由学生处统一收集并登记。未交材料的学生由各系（院）在开学后一个月内收集齐全，按学号顺序排放整理，并形成《新生档案移交清单》，按要求向学生处提交登记存档。
第十三条 新生入学一学年内归档材料仍有未上交或未交全者，学生处向各系（院）下发缺档催缴通知书。各系（院）要及时通知学生并及时收集缺档材料，集中上交学生处。
第十四条 各相关部门应在毕业生离校前一个月内将毕业生归档材料收集齐全，按要求向学生处提交材料。
第六章 档案的利用 第十五条 查阅和借用档案，应遵守的规定和原则：
（一）各系（院）只能查阅本单位的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，有部门负责人签字，并加盖所在单位公章经学生处审批同意方可查阅。外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信和有关身份证明，经学生处领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场；
（二）查阅档案的单位和个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经学生处领导批准，方可复制拍摄；
（三）学生档案一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案时，须说明理由，经学生处领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出档案不得擅自转借他人；
（四）查阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料；
（五）依据档案材料中所记载事实，学生处向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见文字；
（六）所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。
第七章 档案的转递
第十六条 学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或者死亡等学籍异动发生后，应当及时办理档案转递手续。学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过邮政EMS标准快递高校学生档案专用通道寄送、转递，由专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。
第十七条 转到其他学校学习的学生，学生处应及时下发相关文件，通知档案管理人员办理学生档案转递，填写《档案转递单》，按规定寄发或送交档案。
第十八条 由其他学校转入我校的学生，学生所在系（院）在收到学生档案后要及时送交学生处，由档案管理人员认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方，并重新编号装袋建档。
第十九条 毕业生档案的转递工作，由学生处按有关规定组织实施。
第二十条 学生毕业一年内学生处须将学生学籍卡等材料移交至学院档案室，做好毕业生档案的留存工作。
第二十一条 申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学院征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代为管理。
第二十二条 受退学、开除学籍处分的学生，其档案由学院寄送至学生家庭户籍所在地人事部门管理。
第二十三条 当年未报到入学的本科新生，其档案由学院转回生源所在地招生部门。
第二十四条 因故失踪、死亡的学生，或其他原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案两年，两年后按生源地规定转回学生生源所在地。
第八章 法律责任 第二十五条 档案管理员不准向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国档案法》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。
第九章 附 则
第二十六条 本办法在实施过程中，若与国家、辽宁省下达的新政策、新规定不相符时，按新政策和规定执行。
第二十七条 本办法由学生处负责解释。
第二十八条 本办法自2017年2月5日院长办公会通过之日起施行。
二〇一七年二月七日
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