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单证管理流程要点
目录
一、概述
1、保险单证的概念及分类 1.1保险单证的概念
保险单证：主要是指保险业务活动中承保和批改时使用的印有顺序编号、具有一定格式、签发给被保险人的书面凭证 国寿业务单证管理暂行规定: 业务单证是指印有公司形象标识、名称的各类空白业务单证。1.2保险单证的分类
业务单证=重要业务单证+普通业务单证 1.2.1普通业务单证（承保类、批改类、理赔类、宣传咨询类）
承保类：主要包括各类投保单、投保单附表、风险调查表等
批改类普通单证：主要包括保险合同变更申请书等。
理赔类普通单证：主要包括理赔申请书、理赔委托书等
宣传咨询类单证：包括宣传单，宣传图片、卡片等
1.2.2重要业务单证（有价单证、重要空白单证）
有价单证：指在页面中直接印刷有固定面额并加盖公司印章、具有法律效力的单证，例如：各种卡折或撕票类、定额保险单等
重要空白单证：指在页面中没有直接印刷面额，但经本公司填写金额或签章后具有法律效力的空白业务单证。例如：机动车辆保险单、批单等
2、保险单证的重要性
保险单证的特有属性：一旦签发就具有法律效应，成为保险人和被保险人履行各自权利和义务的重要依据
抓好流程图上各节点的管理工作，做好从申领、入库到发放、使用的各个环节，特别是抓好单证发放后的流程跟踪，保证单证的使用、回收，控制单证在使用过程中的流转风险。
二、单证的日常管理
1、人员配置
各级机构（分公司、中心支公司、支公司/营销服务部）从开业初始就应配备责任心、熟悉保险业务的专兼职单证管理员，要求做到“有机构就有单证管理员”，对于互动业务出单点及远程出单点也需配备专兼职人员负责单证管理，并保持人员相对稳定，半年内人员替换不得超过两次。
2、库房管理
业务单证应存放于合格的专用库房，并做好防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等工作；部分机构确因场所原因将业务单证与财务或其他单证共同存放，需将有价单证单独存放于独立保险柜。
3、单证征订
每月1-3日分公司向总公司申领单证，总公司在收到申领后安排印制，印刷企业会在15个工作日内发货至分公司库房（送货到库）
分公司根据总公司单证申领时间，制定中心支公司申领时间为每月25-30号。各县支公司结合实际需求每月底制定申领数量上报《单证申领表》避免不必要浪费；但同时必须保有安全库存量，以免因库存不足影响业务出单，一般建议库存量应保证两月出单量。
目前车险、非车险单证管理已经分设，单证也分别领用。
4、单证入库 分公司对总公司：分公司在收到实物单证后应立即清点入库，并在两日内在单证系统进行入库登记，在“印刷入库-印刷入库录入”完成登记，并提交总公司复核，待总公司复核通过后正式入库，此时新申领的单证在系统、实物上都已进入分公司库房。
支公司、营业机构对分公司（各兼职单证管理员）：分公司向中支公司发放单证、中支公司向支公司/营销服务部发放单证，在实物单证发放后，在单证系统通过“有号单证管理-单证发放登记”操作，完成下级公司实物、系统入库。各级机构在确认收到实物单证后应立即在“重要空白单证领用登记簿”登记入库数量、号段，并及时在“单证使用汇总表”登记当月单证领用、发放情况。
5、单证发放
各级机构完成单证入库后，一是下发给下级机构，二是将单证发放至人，保/批单发放至出单员。
各级单证管理人员在下级机构、出单员、业务员领用单证时，应在“重要空白单证领用登记簿”列明领用品种、数量，并有领用人签名。同时在单证系统“有号单证管理-单证发放”进行系统操作，将单证发放至领用人。对于有价单证强调“发放到人，责任到人”，即通过单证系统保证实物单证发放至最终使用者，同时领用人对单证保管负有全责。
各单证管理员在发放单证时应严格履行登记手续；发放人员在“重要空白单证领用登记簿”中详细记录单证发放的相关信息，每月底及时在“重要空白单证领用登记簿”进行结存，同时应该根据单证申领情况在《单证使用汇总表》里登记下级机构申领信息。
对于发放至远程出单点、兼业代理机构和业务员手中的定额单证，必须坚持交旧换新、先少后多的原则，落实执行保证金制度，要求在发放定额单证时必须按规定逐级收取保证金，并将收取的保证金上交有关部门。
6、6.1单证使用
单证发放至领用者后，使用后的单证在单证系统对应状态变更为“已使用”，同时应当及时回收归档；对于领用后未使用的单证，应严格按照规定对于领用超过两个月（60天）的未使用单证回收入库并二次发放重新使用，二次发放时必须发放给新的领用人。
6.2单证使用——强制回收
单证系统每周一根据各种单证到期强制回收天数生成“到期单证周报表”，列明本周已到期或将要到期的单证明细。单证管理员应当根据“到期单证周报表”回收到期实物单证，并在系统“综合处理-强制回收”完成系统回收入库。
现阶段由于系统容量原因，超期单证强制回收后二次发放系统无法识别是否发放给新的领用者，这是目前的管理隐患；必须做好物理回收并发放至新的领用者，坚决避免只在系统进行回收并再次发放给原领用者，应当切实通过强制回收做好单证循环发放使用工作。
单证强制回收作为单证管理的重中之重，下一步，总公司将加快系统升级，力争实现二次发放系统识别强制回收使用者痕迹。
7、单证丢失
对于所有空白有价单证丢失，必须立即登报声明作废，并在单证系统“有号单证管理-丢失登记”进行处理；对于一次丢失五份以上有价单证需上报总公司；单证丢失具体处理办法如下：
7.1 出现单证丢失，遵循“谁丢失，谁负责”的原则。
每月对库存业务单证进行盘点，并生成7.2 丢失单证具体的处理办法： 《库存单证盘点表》，及时发现库存单证
7.2.1各机构发现单证丢失或被盗后，遗失问题。
应立即落实责任人，并通知机构单证管理每季度根据盘库情况至少生成一次盘库员，由丢失责任人填写《单证丢失情况说报告，并上报分公司，分公司将机构自查、明书》，审核无误后立即在市级以上报刊检查情况留存备案，对于检查中出现的问进行刊登；登报费用由丢失责任人自理。题应及时整改。
7.2.2各机构单证管理员必须监督丢每年至少进行一次单证盘存检查，有条件失责任人在发现单证丢失或被盗后 的的机构应当进行两次盘存，全面清点全年三个工作日内完成登报工作，并对单证丢单证的库存、领用、使用、作废、遗失情失责任人按公司规定给予一定的经济或况，并生成《单证盘点登记簿》，对于盘行政处罚。同时负责在登报后五个工作日存发现的问题应及时整改处理。一般建议内，将丢失单证相关材料，如情况说明书、在年底进行盘存检查，全辖机构在统一时登报声明原件整版、处理意见等，进行整点共同进行。
理后统一上报分公司单证管理员。
7.2.3分公司单证管理员核实经营单位上报的丢失单证材料，审核无误后存档备查。
8、单证作废
作废单证必须回收所有联次：业务联、财务联、客户联，并在各联上加盖“作废”章后方可作废，各级机构出单点应建立《作废登记薄》，详细登记作废的单证类型、作废的时间、作废的原因和作废的单证号码，与已签发的有效保险单按号码顺序归档；对于未销号的有价单证，应在单证系统“有号单证管理-综合处理-作废登记”进行处理。
9、单证销毁
对于换版后不再使用的旧版单证，应回收至分公司统一销毁；销毁前应向地方保监局报备，并了解当地监管部门是否有具体规定，应在符合监管部门要求下进行销毁；销毁时应至少有两人在场并生成销毁报告存档备查，销毁完成后应在单证系统“有号单证管理-销毁登记”进行处理，销毁报告必须由参与销毁人员共同签字。
10、单证移交
各机构单证管理人员要保持相对稳定，人员调整要报分公司单证管理部门备案。人员调整时，必须有严格的移交制度，并在单证管理部门和审计监察部门监督下进行移交，要对单证全面清理。交接手续的具体要求：
10.1交接库存空白单证实物单证，移交人必须预先盘点整理；接收人必须核实清点并核对台账与系统，确保账、表、实一致； 10.2交接已领用未回销单证，移交人对已领用未回销单证进行清理并制作未回销单证明细清单；接收人必须逐一核实确认，对于遇特殊情况无法即时核实的，须在清单中单独注明；
10.3交接遗留问题单证的清理资料，移交人应当将遗留问题单证整理出一份清单并附相关资料，由单证主管部门负责人签字确认，并向接收人详细说明遗留问题的情况。
10.4相关台账、报表及原始资料的交接（包括电子版），移交人必须准确完整地提供，保证不缺失；接收人检查资料，核实准确性与齐全性。同时要求移交人提供单证工作相关制度、文件及学习资料； 单证实物与相关资料核对清点完毕后，填具《单证移交表》，移交人和接收人双方签字确认，并各自留存一份，本机构单证主管部门负责人对交接过程进行监交，确保手续完备无遗漏后签字确认。
11、单证盘点
每月各级机构应根据本月本机构单证使用情况在月末生成“本月单证使用汇总表”，详细汇总本月单证领用、使用、作废及结存情况，并上报分公司。分公司收到机构月表报后，应立即生成分公司“本月单证使用汇总表”。原则上，三、四级机构“单证使用汇总表”应在下月3日前生成，分公司应在5日前生成最终报表。
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