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物流企业的合同管理
摘 要
合同管理原为项目管理中的一项职能，引入到物流管理中，则主要被运用到物流合同的管理上，随着物流外包的流行，物流企业的合同管理也越来越受重视，本文先引入合同管理的概念，重点分析了物流企业实施合同管理的条件。分条论述物流企业合同管理的的程序，最后针对当前管理存在的一些问题提供了优化合同管理的一些措施。
合同管理属于企业内部运行管理中的一部分，但合同管理质量的好坏直接关系到企围的业务与运作。合同管理对企业的重要性体现在减少企业内耗、提高工作效率上。许多企业会把目光放在生产管理、财务管理、人力资源管理等方面而忽视了合同管理。对合同管理缺乏足够的重视，势必会给企业带来一些不必要的麻烦。
在中国，物流企业尚处在高速发展阶段，在市场机制的推动下，物流企业不仅要保持并提高服务质量，对企业自身的管理也不能放松，对合同管理这一块理应加以重视。但是合同管理是近年来才提出的一个概念，对它的认识尚有待加深。合同管理是指企业对自身以及当事人的合同依法进行制定、履行、解除、转让、终止以及审查、监督、控制是合同管理的手段。
[1]合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。系统性是指严格按照物流的合同要求，运用物流现有的资源，促使合同圆满顺利的履行。动态性是指物流合同在执行过程中遇到突发情况是的灵活应对，当然这一点可在合同拟定是增加相应的条款以规避风险。
1.物流企业实施合同管理的条件
合同是商品交换的法律表现形式，合同管理既是对这一交换行为全过程、全方位的管理。实施合同管理的目的在于规范企业的经济合同，既是防范与控制合同风险，保证合同顺利得执行，有效地管理企业的合法权益。但是物流企业实施合同管理需要一定的基本条件。首先是物流企业必须具备合同履行能力，这是实施合同管理的前提。需要物流企业在全面了解自身的服务能力与质量的条件下签订物流合同。合同管理的实施是绩效管理，无法履约的合同对合同管理来说是没有任何意义。科学严格的管理师物流企业实现最大效益的必要手段。其次，物流企业拥有具备合同执行、风险控制、环境协调等综合能力的管理人才。不少企业将这几种功能分为几个不同角色的人员来执行。比如武汉三江华宇物流有限公司，物流合同的谈判、签订一般有业务员或者是分公司的经理来完成，合同的执行则有仓管、调度、操作主管来完成。有特殊要求的客户或是突出情况的应对则一般由运营经理负责处理。合同管理是一个动态的、全方位的管理，管理角色的分数给合同管理的效率及效果会带来一定的不良的影响。
第三，合同管理要建立扁平化的组织结构。扁平化的组织结构管理层级较少，能尽量的避免消息失真，直接面对市场，对公司总体目标负责，扁平化的组织结构有助于快速有效地合同管理的实现。
第四，公平规范的市场已形成。现代物流的发现要求打破以往的区域限制，建立一个统一、开放、竞争有序的大市场。公平、规范的市场对合同管理至关重要，是合同管理能否长时间
顺利实施的一个重要的外在因素，由于我国物流企业现在刚刚起步，物流市场管理与物流行业管理还没有理顺，导致部分物流企业还无法实施合同的管理，以武汉汉正街周边的物流市场为例，汉正街就经常出现“货霸”“杀价”等现象。[2]物流服务质量都难以保障更何谈合同的管理。
2.物流企业实施合同管理的操作程序
物流合同是物流服务商与物流服务需求商订立的约定约定物流服务商与物流需求服务商完成一定的物流行为，需求商支付服务商一定的报酬的合同。在实际的经营活动中物流合同可分为常规物流合同与非常规物流合同。常规物流合同一般由服务商提供的具有较多格式条款面向范围较广的合同，主要面向没有特殊需求的普通客户，批量小，次数多。常规物流合同就是物流服务商在收货时与客户共同填写的运单、工作单、服务协议等。非常规物流合同通常面向的是大客户，根据帕累托原则，物流服务商可以选择一定数量的客户并与他们签订相对复杂的物流合同。此类客户的特点是货物批量大、次数少，对物流服务的时间较长，一般比普通客户更为严格。由于此类客户是物流服务商利润的重要来源，双方签订合同以确保较为稳定的合作关系，以此对双方均有利。随着众多的物流企业纷纷采用物流外包战略，这些签订非常规物流合同的客户（有的物流企业称之为合同制客户或大客户）不得不为物流商所重视，而此种物流也是物流企业合同管理的重点。
物流企业实施合同管理的一般操作程序为：合同准备——合同谈判——合同审核签订——合同实施与控制——合同执行情况总结。
1.合同准备：物流企业与客户签订的合同一般属于物流外包性质，合同时间跨度长，服务范围广，所以在合同的准备阶段需要广泛的征取专业人士的意见，对客户的情况做一个较为详细的了解，核算物流成本，草拟物流合同。
2.合同谈判：在合同谈判之前要做一个合同谈判大纲，合同谈判人员最好为有负责合同管理的人员，因为合同的谈判已经预示着合同的管理已经进入到实质阶段。合同谈判要对物流服务的细节进行广泛的谈判与协调，达成初步的共识。
3.合同的审核与签订：由于物流合同中容易出现的纠纷大都出现在合同的执行阶段，为了避免纠纷的出现，可以建立合同预警机制，其中最重要的环节就是合同的审核。
在实际的运营中，大多数的物流企业存在着合同“审决合一”[3]的问题：负责合同审核和合同签订的人员同为一人或一部门。这样会使得即将被签约的合同中存在的问题不能被充分的发现，而为日后的合同管理及物流服务带来一些不必要的麻烦，只有通过严格审核的合同才能与对方签订，在对合同进行审核时，一般由科室负责人、主管领导审核签字，最后交由合同审核部门进行审核，加盖合同专用章之后生效。
4.合同实施与控制：合同签订之后在实施的过程之中必须严格按照合同条款来执行。若中途因情况有变可经双方协商更改合同。合同实施与控制中要加强对合同类容的理解，以免一理解的误差而带来不必要的误会。合同实施与控制主要由物流经理来负责，发现问题及时纠正。合同在实施过程中要做好记录，建立健全的合同登记制度以备日后检查。另外，还需要掌握合同的均衡性，防止在合同实施的过程中因为多个合同的同时实施而出现合同冲突的现象。物流企业还必须安排专人持续跟踪物流合同的执行情况吗，对对方违约或预期违约时采取有效地法律手段，必要时可以求助专业的法律人士，避免和减少自身损失的发生。及时行使抗辩权，不履行或终止合同，并发出书面通知书，掌握合同纠纷的主动权，追求对方的缔约过失责任和违约责任，以维护自身的合法权益，进行合同的保全。
5.合同执行情况的总结：合同管理机构或人员应定期对上阶段的合同进行回顾与总结。特别是对没能顺利圆满执行的合同。找出自身存在的问题，避免同种问题的再次出现，优化物流服务。对合同执行情况的总结要制定考核指标，一般用合同的履约率来衡量合同履行的好坏程度，其公式为：合同履约率=合同完成数量/合同总数*100%。[4]但这一指标过于宽泛，不能如实的反应合同的执行情况，即合同效度，也就是预计达到的合同履行境况二者之间的相符程度。
合同执行情况总结主要用于物流企业相关部门的自评，供领导及相关人士参考，为企业今后的合同管理提供借鉴。
3.物流企业的合同管理的现状与优化
在现阶段，由于管理经验、资金、人员等诸多原因，广大的物流企业在合同管理方面普遍存在如合同管理意识缺乏、合同瑕疵、合同审决合一、合同风险应对不力等问题。要解决以上问题，提高物流企业合同管理的水平，可从以下几个方面入手：
1.建立、健全合同管理组织体系。为了对合同工作进行有效的管理，首先必须建立系统的合同管理组织体系。这是保证合同的合法性、完备性，从而保证合同能够正常履行的重要组织机构基础。其次还要设置专人进行合同管理，合同管理人员除专门的合同管理员以外，还可包括管理营运的副总经理、物流经理、仓储经理、调度员、法律顾问等人。另外还需要制定合同管理办法，使合同管理有章可循，必要时也可灵活应对。建立、健全合同管理组织体系可以加强物流企业的合同管理意识，让物流合同有人管理，好管理，管理得好。
2.加强管理人员的业务素质。合同管理人员的素质和能力，决定着合同管理水平的高低。由于目前专业的合同管理人员还较为缺乏，因此物流企业应鼓励于支持合同管理人员不断学习，并定期举行培训、请专业的法律人员、管理人员授课，提高合同管理人员的管理能力。比如可重点加强对《邮政法》、《合同法》、谈判技巧的学习，可到国内外同行业合同管理水平较高的企业参观考察等。
3.提高合同管理的信息化程度。现在一些有实力的物流企业都拥有为企业量身定做的MIS、ERP、OA等系统，目前也有专业的合同管理软件，能为物流企业提供合同起草、合同审批、合同进度查询、预警系统等多项全面而强大的功能。物流企业若采用专业的合同管理软件进行合同管理，势必事半功倍。
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