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“数字档案馆室一体化”的实践与思考
--以绍兴市档案局（馆）工作创新为例
绍兴市档案局 梁国灿
摘 要：档案数字化包括国家档案馆与机关企事业单位两个层次，如何将数字档案馆与数字档案室作为一个有机整体统一建设，从而避免档案数字化工作“两张皮”，避免重复建设，又能实现机关、企事业单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享。这是一个新的研究课题。本文提出解决数字档案馆室建设中上述问题的创新路径——数字档案馆室一体化。文章以绍兴市档案局（馆）的工作创新为例，系统地分析了数字档案馆室一体化的实施背景，实施的基本内容，对全面实施数字档案馆室一体化项目的意义及有关理论问题作了分析与思考，并针对存在的问题提出相应的措施和对策。
关键词：数字化 数字档案馆 数字档案室
加快档案数字化，实现档案信息资源的安全保存和便捷利用，已经成为各级档案部门乃至全社会的共识。档案数字化包括国家档案馆与机关企事业单位两个层次。在具体实践中，这两个层次往往是分头进行，各做各的。由于标准规范与有关的业务要求不一致，从而造成机关企事业单位数字化成果难以与档案馆有效对接。类似的问题，还反映在档案的安全管理、数字化成果共享等各个方面。如何将数字档案馆与数字档案室作为一个有机整体统一建设，从而避免档案数字化工作“两张皮”，实现机关、企事业 1 单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享，这是档案部门面临的一个新课题。
近年来，绍兴市档案局（馆）围绕数字档案馆和数字档案室建设目标，不断探索与实践，特别是今年以来，在市委、市政府的支持下，创造性地实施“市级数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目（以下简称“数字档案馆室一体化”项目），即以绍兴市档案局（馆）为主体，统筹协调，将市档案馆馆藏档案和对国家和社会具有保存价值的市级机关、团体和企事业单位室藏档案集中进行数字化处理，并将数字档案进行馆室交换、登记备份等安全管理的一项基础性信息化建设项目。
该项目的实施，进一步开创了数字档案馆（室）建设的良好局面。同时，也为有效解决上述问题提供了新的思路。本文结合绍兴市档案局（馆）的工作创新，就“数字档案馆室一体化”有关实践与理论问题作一些理性分析与思考。
一、实施“数字档案馆室一体化”项目的基本背景
（一）加强软硬件建设，全面落实设施和人才保障。
1、主动争取政府支持，共创数字档案室建设优良的软硬件环境。一直以来，绍兴市档案局积极争取将档案信息化建设纳入政府电子政务和信息化建设规划，并统一实施。随着信息化建设的全面推进，市政府投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施等，创造了较好的网络环境，为档案信息化提供了较好的硬件保障。为使数字档案室建设有一个统一可靠的档案管理系统，早在2004年，绍兴市档案局主动与市政府信息中心密切协作，共同开发了作为市政府统一的办公自动化系统--绍兴市协同办公系统组成部分的档案管理系统，并不断完善升级。此系统可以实现市级部门单位产生的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交、到数据中心存储、发布利用、进馆的网络化集成化管理。2006年底，该系统通过国家档案局组织的科研项目验收，目前已在市级机关72家部门（单位）使用。
2、加强培训，全面提升档案队伍信息化素质。多年来，绍兴市档案局将提高档案人员的信息化水平作为加强档案信息化建设的基础性内容，每有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训。特别是2005年以来，全面实施档案网上年检，主动加压，不断创造档案人员信息化工作的实践锻炼机会。通过网上年检，有效地实施了档案工作行政监管，提升了机关企事业单位档案人员信息化技能，加强了机关企事业单位档案信息化建设。
（二）以标准规范和典型引路，全面夯实数字档案室建设业务基础。
1、开拓创新，形成统一的业务标准规范。绍兴市档案局（馆）在调研的基础上，先后制订了《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法（试行）》等一批档案信息化建设规范，建立了一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准。去年5月，在全省率先出台《绍兴市直机关、企事业单位数字档案室建设标准》，对管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份作出了全面的具体规定，可操作性强，从而使数字档案室建设走上科学规范、有章可循的轨道。
2、精心指导，成功创建了一批可供示范的数字档案室。数字档案室建设基础性的工作内容，主要包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库；传统档案数字化主要是将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字化档案，其中重点是室藏纸质档案的全文数字化，从而实现档案资源的安全保存和便捷利用；电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导入到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。绍兴市数字档案室建设起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直机关、企事业单位档案目录数据库建设任务。近年来，绍兴市档案局先后确定一批领导重视、档案业务基础较好的单位，积极开展数字档案室建设试点工作。在试点单位的确定中，注重树立各种类型的先进典型，便于普遍借鉴学习。既选择档案门类多、数量大、财力较强的经济管理部门，又选择档案门类单
一、数量较少、经济并不宽裕的普通机关单位；既选择使用市统一开发的软件的单位，也选择使用省垂直管理系统开发的软件的单位。鉴于数字档案室建设的复杂性，绍兴市档案局在工作中对照标准，稳扎稳打，力求管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用等业务全面推进，成熟一个验收一个。去年命名表彰5家单位为“市级示范数字档案室”，同时公布一批档案信息化建设示范单位。其中市机管局、市旅游局等单位的数字档案已经实施登记备份。2008-2010连续三年，在绍兴市委、市政府组织召开的全市档案工作会议上，每年都确定一家先进单位介绍数字档案室建设的经验。
（三）起步早，标准高，数字档案馆建设取得新的全面进展。
1、加强档案馆基础平台建设，创造良好的服务环境。2008年7月，占地43.5亩，建筑面积21477平方米，总投资1.0562亿元的市档案馆新馆胜利竣工。搬入新馆以后,作为国家档案局确定的地（市）级数字档案馆建设试点单位，绍兴市档案馆按照国家档案局技术部的指导意见，在中国人民大学相关专家、教授和北京量子伟业公司的支持下，对业已建成的数字档案馆进行系统分析，查找薄弱环节，合力组织攻关，以档案全文数据库建设为重点，全面推进目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库建设，联合开发档案馆综合业务管理系统软件。这是一个集档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研为一体的档案馆综合业务管理系统。系统应用两年来，档案馆综合业务做到了流程化、规范化管理，极大地提高了局（馆）机关的运行效率，初步实现了局（馆）综合业务运行规范化、管理科学化、服务利用现代化。去年11月份该项目作为2008年国家档案局科研课题通过了国家局技术部组织的验收。
2、加快数字化步伐，优化完善数字档案馆建设。绍兴市数字档案馆建设起步较早。搬入新馆后，绍兴市档案馆依托综合业务管理系统，优化了储存和利用服务功能，加快了馆藏档案的数字化步伐。截至今年5月底，市档案馆建成目录数据共306万条，全文扫描共141万件781万页，专题数据库共10个，形成了一整套数字档案馆工作规范。去年12月，在国家档案局召开“全国数字档案馆建设方案制定及应用推广”项目验收会上，绍兴市档案局（馆）作了经验介绍。今年7月市档案馆以98.8分通过国家一级档案馆验收。
二、“数字档案馆室一体化”的初步实践
去年上半年，绍兴市档案局在全面调查的基础上，形成翔实的调研报告（以下简称报告）。报告建议市级各部门（单位）的档案数字化工作，原则上由市档案局集中统一安排，所需经费由市财政统一解决，各相关部门（单位）不再自行承担档案数字化工作。报告提出，集中开展市级部门（单位）档案数字化工作，有利于加快推进数字档案室建设步伐，有利于确保数字化工作质量以及安全管理，有利于实现档案数字化设备设施的整合，有利于集约使用财政资金。
报告在报送市委、市政府有关领导后，引起了他们的重视。今年2月份，绍兴市发改委发文批复，同意以市档案局（馆）为主体，实施“数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目，项目总投资1685万元，建设资金由市财政安排。实施期限为2010-2012年。主要建设内容包括：1.数字档案馆室一体化建设；2.档案馆馆藏和2008至2010年新增档案数字化处理；3.馆、室藏数字化数据容灾备份系统建设；4.涉密网建设；5.电子数据登记备份建设。
在今年3月召开的全市档案工作会议上，绍兴市委、市政府对全市数字档案室建设以及登记备份工作作出全面部署。市委、市政府“两办”转发市档案局关于《绍兴市直部门、单位2010—2012年数字档案室建设工作计划》（绍市委办发„2010‟30号），对市直数字档案室建设作出具体安排，整个“数字档案馆室一体化”项目涉及市级133个机关部门（单位）。
实施“数字档案馆室一体化”项目，是绍兴市档案信息化建设推进中的工作机制创新，也是构建区域性公共档案信息资源管理和服务总平台的有效路径。今年上半年市档案局多次召开有关会议，组织业务研讨和业务培训，统一思想，落实分工，进一步明确业务要求与标准，并精心组织招投标等工作。其中今年计划完成数字档案室建设任务的30个部门(单位)正在积极实施。6月份，经向全社会公开招标后，中标的数字化加工企业正式进场，首批10多个部门（单位）档案的集中数字化工作已经开展。在数字化工作过程中，市档案局（馆）特别注重加工质量，明确要求数字化成果既要符合机关企事业单位档案业务要求，也要符合档案馆业务要求，以实现馆室之间的有效衔接与共享，并形成了一套有效的流程和制度。可以预计，整个项目建成后，不仅市级部门（单位）的数字档案室全面建成，绍兴市数字档案馆建设水平将大大得到提升，其中全文数据库总量将会达到4500万页。
三、实施“数字档案馆室一体化”项目的若干认识与思考
绍兴市档案局（馆）确定全市十二五档案信息化建设的总体目标是，市直133个部门（单位）以及档案工作目标管理已通过省级认定的市直企事业单位，在2012年底前全面完成数字档案室建设任务；县（市、区）80%以上的机关、乡镇（街道）和国有企事业单位在“十二五”末完成数字档案室建设任务。与数字档案室建设同步，全面实施电子文件与数字档案登记备份。市、县两级档案馆在2012年前全面建成数字档案馆，实现数字档案远程服务功能，并根据国家容灾要求，建立馆际间异地备份库。通过三年时间努力，绍兴市档案馆真正建成绍兴市级电子文件和数字档案的安全保管、交换共享和登记备份中心。
笔者认为，这是一个积极又稳妥的目标，经过努力是能够实现的。“数字档案馆室一体化”项目的实施，将为数字档案馆建设水平的进一步提高和市级部门（单位）数字档案室建设的全面完成提供了保障。
（一）全面实现馆室数字档案业务衔接，为档案馆室建设奠定业务和技术基础。
据初步统计，市直部门、单位仅需要扫描的纸质档案就达到3721万页。此外，还有32312张照片、3110盒录像（音）带需要数字化。这些部门与单位绝大多数属于进馆单位，室藏档案迟早都要接收进市档案馆。如何避免档案数字化工作“两张皮”，即保证档案数字化工作，既达到市级部门（单位）数字档案室自身建设的要求，同时又满足数字档案馆建设的各项业务需求，以避免重复劳动。这是一个新课题。因此，解决馆室有关业务问题的衔接，特别是解决档号对接、案卷级和文件级条目的完善、案卷质量的统一等业务问题成为实施数字档案馆室一体化项目的重要内容，或者说是数字档案馆、室建设共同面临的任务。当然，引导和规范档案数字化工作并有序管理，确保数字档案的完整、系统、安全、真实、有效，更是实施馆室一体化项目的应有之义。档案数字化工作的成果----数字档案，既是数字档案室的主体，也将直接成为数字档案馆的主要源头。自今年起，各机关单位向绍兴市档案馆移交实体档案，原则上同时移交对应的电子文件与数字档案。这将从根本上解决实体档案接收—档案数字化，再接收—再数字化--这样一种传统数字档案馆建设的模式，从而促使数字档案馆建设走上可持续的良性发展轨道。
（二）加快推进数字档案室建设步伐，为全面实施档案登记备份奠定物质基础。县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证和数据备份，是新形势下浙江省确保档案安全与整合档案信息资源的创新之举。笔者认为，数字档案室建设与档案登记备份工作关系紧密，数字档案室建设为档案登记备份提供物质基础，档案登记备份工作又反过来促进数字档案室建设。数字档案即档案数字化成果，是档案登记备份的主要数据形式之一。绍兴市出台的数字档案室建设业务标准规定，数字档案室建成后，目录数据库、档案数字化成果应制作三套备份，其中两套在本单位保存（一套联机,一套脱机），一套在市档案局（馆）登记备份。显然，随着“数字档案馆室一体化”项目的成功实施和数字档案室建设任务的全面完成，电子文件与数字档案登记备份工作也将在绍兴得到全面推进。
自去年12月浙江省委办公厅、省政府办公厅印发《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》以来，作为省档案局确定的全省档案登记备份工作试点单位，绍兴市档案局积极筹划，深入调研，结合实际大胆探索，档案登记备份工作已经取得一定成效。目前，结合“数字档案馆室一体化”项目，市档案登记备份中心所需的各种软硬件设备设施已经陆续到位。特别是在绍兴市委、市政府的高度重视下，数字档案室建设及登记备份工作列入今年市委、市政府对市级机关部门岗位目标责任制的考核内容。
（三）实施双向备份，共创双赢格局，为实现档案信息资源整合与共享开辟新的有效途径。
绍兴市委、市政府“两办”发文要求，各部门、单位数字档案室建成后，其电子文件和数字档案及时在市档案局（馆）登记备份；同时市档案馆提供馆藏对应全宗数据库一套给所在单位，以方便利用。这样做，必将进一步调动机关、企事业单位数字档案室建设以及档案进馆的积极性，更好地实现档案信息资源共建共享、互连互通。无论是市级部门、单位将数字化成果向市档案局（馆）进行移交和备份，还是市档案馆将馆藏数字档案复制对应进馆单位，都将使对方极大地拥有馆（或室）藏档案的电子数据。由于这种整合不是类似接收实物档案那种占有式的整合，而是合作式的、以资源共享为目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，从而实现真正意义上的双赢或共赢。通过增加档案信息资源，在更大范围提供利用，极大地方便相关单位乃至全社会档案信息资源的利用。同时，登记备份的主要目的之一是，确保数字档案数据的安全。这也是确保数字档案绝对安全的最后一道屏障。应当说，这是一件利国利民的好事情，必将得到大多数单位的理解和支持。
然而，“数字档案馆室一体化”项目的实施，特别是全面实施档案登记备份，仍然面临两大难题：（1）对于部分“档案大户”，尤其是民生档案资源集聚部门与单位，出于对部门利益或安全受损的顾虑，或者自恃地位特殊，因而可能对集中数字化工作，尤其是实施登记备份、实现档案信息资源共建共享，持抵触态度甚至拒绝配合。（2）由于档案登记备份尚缺乏法律依据，对于拒绝档案信息资源共建共享和登记备份的行为难以有效制约。因此，在现有法律框架体系下全面实施档案登记备份，实现档案信息资源共建共享，各级档案部门需要进一步加大实践与探索的力度。
实施“数字档案馆室一体化”项目，是一个巨大的系统工程，涉及单位面广、档案数量多，建设周期长、软硬件依存度高、管理难度大。绍兴市档案局（馆）将全力以赴，进一步构建市本级公共档案信息资源管理和服务总平台。可以设想，随着数字档案馆室一体化项目的全面实施成功，绍兴市档案馆的档案信息资源将极大丰富，公共服务的能力将极大提高，并极大地促进档案信息资源在各级党政机关以及社会各界共享使用。
2010年9月2日
作者简介：梁国灿，男，浙江新昌人，1964年5月出生，1986年7月毕业于杭州大学历史系档案专业。现任绍兴市档案局副局长。邮政编码：312000。电话：0575-88225052。手机：***
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