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单据流程规范 材料进仓单
1、进仓单亦称入库单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进仓单。本单一式四联，由仓管员凭供应商送货单、采购合同、申购单或经审批的采购计划及品质部的质检报告据实填写并入库。
2、四联单分配：第一联为仓库存根并记账;第二联为客户结算联；第三联为财务记账联;第四联为采购留存与财务对账。
3、品质部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时在进仓单上签字确认，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。
4、附：进仓单流程图：
仓库入库：
① 仓库员凭品质部的质检报告填写四联进仓单
② 四联进仓单必须采购员、质检员、仓管员同时签字
③ 第三、四联进仓单、送货单一起交采购人员
④ 仓库留存第一联存根联并记账
采购部提供：
① 实物进仓单 ② 供应商的送货单 ③ 采购合同 ④ 申购单或审批的采购计划
采购员跟进：
① 将第三联进仓单，供应商的送货单，采购合同一起交财务部应收会计，并做好单据交接签收
② 第四联采购留存
财务部跟进：
① 应收会计凭第三联进仓单及送货单、采购合同等与供应商进行对账、申请付款
② 审核会计再次对应收会计移交单据、对账单进行审核、登记明细账
③ 财务主管审核申请付款单后转交总经理审批 ④ 出纳依据总经理审批申请付款单付款结算，打印付款水单并登记日记账
⑤ 审核会计收付款水单后登记明细账，并通知供应商查收货款，提醒供应商必须在付下笔款项前把这笔付款的结算单据（第二联进仓单、仓库签字送货单、收款收据）提供财务部，否则，下笔货款顺延到收到结算单据后再申请付款。
仓库与财务结账：
① 仓库与采购部核实当月采购与收发存汇总表一致，交财务部
② 财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与进仓单账务核对
采购与财务对账：
① 月结供应商当月采购量对账
②应付账款余额对账
③付账计划核定
产成品(半成品)入库单：
1、产成品(半成品)入库，指所有完工产成品(半成品)、发外加工回公司半成品均需填写本入库单。本单一式四联，由仓管员依据生产部完工产成品入库单、外协加工公司送货单及品质部的质检报告填写：第一联为仓库存根联;第二联为外协加工供应商联（生产部）;第三联为财务联;第四联为仓库和外协人员记账联。
2、产成品(半成品)入库单流程图：
① 生产部填写原产成品（半成品）入库单一式二联，与仓管员共同签字，各留一联；
② 仓库根据生产部入库单、外协加工公司送货单及质检报告填写四联产成品（半成品）入库单，同时留存第一联
③ 第二联交外协加工公司（生产部）对账
④ 第三联、外协加工公司送货单交财务
⑤ 月未仓库员、外协人员把产成品（半成品）收、发、存汇总表及第四联交财务审核
3、出仓单：
1、出仓单，含产成品(半成品)、加工料、废次品等。除消耗领料单外的销售让售，均需填写出仓单。本单一式六联，由营业部(业务组)凭销售合同(协议)、销售计划、客户通知等填写。对发生质量退货或重开出仓单的由业务部重新开具红字出仓单，经质检等部门确认，各方冲账。详见前述第五十六条第4项规定，流程同下出仓单流程图。
2、联单分配：
①营业部存根记账;②收货单位随货同行，(客户入账);
③财务结算收款(交客户);④财务记账(应收账款或发出商品);
⑤财务备查(出厂放行);⑥放行条转财务对账备查，仓库记账与留财务、营业部对账。
3、出仓单流程图：
财务结算收款交客户第三联
营业部开单记账，留存第一联
司机或客户提货随货同行，留存第二联
财务备查出厂放行转财务对账，留存第五联
财务记账应收款或发出商品，留存第四联
仓库发货记曲与财务对账留存第六联
领料单：
1、领料单，即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。本单一式三联，由领料部门填写，第一联存根领料部门留存，第二联财务留存记账与仓库结账，第三联仓管记账留存。
2、领料单流程图：
仓库记账输单留存第三联，与财务结账
财务月终结账与仓库对账，财务留存第二联，凭单做材料分配消耗表
领料部门填写、留存第一联，作对账领料控制
客户对账记账：
发出对账单，寄挂号信。监督当日已确认对账单，收回情况(月结单)对账不清楚账款不符的，扣除业务经理工资应收账根据出仓单分别作账务处理：
①已开票作销售账
②未开票作发出商品
③款到未开票作预收账款
应收账与客户对账：
①应收账余额
②发出商品账
③预收账款账(抵减)
④月结单
①应收账款余额=应收账款余额+发出商品余额(抵减应收账款)-预收账款余额
即客户账款余额=发出商品金额-缴款单余额
②月结单余额=期初余额+本期发货金额-本期回款额=期末余额
缴款及收据的使用流程：
由业务组在财务部统一领用，缴款单。
业务组收到客户的货款开具一式三联收据，把第二联(客户联)交客户，以便确认已收款项。
业务组把收到的款项连同收据第三联交司机带回公司营业部，以确认款项，并保存收据备查核对
再由营业部核对此笔货款是在哪家公司下单}然后打出缴款单。
司机将营业部打出的缴款单连同货款一齐交出纳处，出纳根据缴款单作收款处理。
出纳核对无误后，在缴款单上签字确认，司机把已确认的缴款单第一联交回营业部存查，作月结依据。
业务组(门市)把用完的收据整本(存根联)交财务部核销，如有作废应一式三联连同核销。
应收账单流程：
1、缴款单：
①由当天将收款明细输入电脑、汇总，回传给业务组;
②期票、外币等，由各公司销售会计从登记簿与缴款人交接，到期后才开具缴纳单;
③区分为A、B公司于当日4点交应收账会计;
④送货单及作废单，必须在当日全部交财务部;
⑤所有信件，业务组在当日回复财务部，当月报表当月确认回传财务部存查。
2、缴款单一式四联流程：
应收账会计留存第二联并制证主管会计复核
出纳员签名核实
营业部留存第一联(双方签字)
出纳员凭会计凭证及本单入账，交第三联应收账备查
缴款人留存第四联(司机带回外办处)
3、业务组对账：
月终在数据库打印对账，核对送货单，当日交由应收账会计，营业部打印送货单。业务经理签名确认，月报表报财务部否则扣除工资，向业务组发生销售月报表账龄分析表，以传真形式与业务文员核对当月发生销售。
费用报销流程：
费用报销凭《支付证明单》及《费用报销单》核报，指无实物形态的。如需办理入库(入仓)手续的，财务另填写《物料报销单》，其附件有购货发票送货单、请购单或采购计划。自制原始凭证等。主要流程：
3、报销流程：
财务主管会计复核收集、整理报财务经理审核。(当日完成转出)
财务文秘收齐单据
统一报总经理审批。(次日完成转出)
经办人填写，该部门主管签字，报财务部附单据及发票等。(当日完成转出)
总经办文秘收齐单据统一报董事长核批。(次日完成转出)
总经办文秘转财务部各主管会计制证入账，按借贷方制度规定办理。(收单即日办理)
各主管会计转出纳复核并付款，(收单即日完成)首尾三天内完成全部流程
4、全公司均采用三级审批制度权限
基层部门、报销部门经理或主管初批复核
财务经理、主管会计复核(中级)审批完毕转呈
总经理或董事长(高级)核批签署意见。
中间环节由各自文 秘转发财务部与执行
3、费用报销实行限时审批制：为保证审批环节的运作效率，所有的费用报销单据应该对应于下周的二、五于上述各环节完成相应的审批工作
物料报销单流程：
物料报销单，指有实物形态的应办理入库(入仓)手续的物料需填报的单据，其附件有购货发票、送货单(对账单)、入库(入仓)单、请购单或采购计划审批表等。主要流程：
1、物料报销流程：
经办人签写，该部门主管签字，附购货发票、送货单(对账单)、入库单、请购或采购计划审批表(特批表)报财务部。(当日完成)
财务主管会计复核、整理报财务经理核批。(次日转出)
财务文秘员收齐单据统一报总经理核批。(次日完成转出)
总经办文秘收齐单据统一报董事长核准。(次日完成转出)
总经办文秘转出财务各主管会计制证入账，按借贷方制度规定办理。(即日完成)
各主管会计转出纳员复核并付款入账，当即完成。(首尾三天内完成全部流程)
2、总经理或董事长每月审批采购计划表，核批实际发生业务，财务部财务经理据此监控执行。
3、无采购计划审批表(非计划)，按原请购单审批程序办理，但请购单更改为(特批表)原则上特批金额不应超过计划的10%。
4、采购计划审批表，由采购部每月25日前报财务部复核 27日报总经办 29日前报董事长
30日前由总经办文秘转发用料部门、物控(仓管)、财务部、采购部等备查执行。
5、采购计划审批程序：
采购部制定详细采购计划表(23日前完成)
市场价格调查小组，由技术、生产、总办、财务等部门组成，价格确认，按上述程序审批(25日前完成)
财务部文秘员转财务经理审核批(27日前完成)
总经办文秘员转发《采购价格确认表》各部门(仓管)执行
总经办文秘员转董事长审批核准(30日完成并回转)
财务文秘员交总经办审批并修正，(29日前完成)
6、加强原始凭证票据管理：
原始凭证审核章—经办人、验收人、复核人、审批人签字
原始凭证分割章—注明原始凭证日期、凭证号、主管会计、经办人签字
仓管——入库(进仓)单、出库(领料)单填报，《收发结存月报表》账账、账表、账实三相符，每季度常规盘点，每半年年终定期盘点，最高最低储存量呈报控制等，财务部是整个票(单)据流程及印章管理的监控部门。
财务部单据流程规范第七十六条 进仓单1、进仓单亦称入库单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进仓单。本单一式四联，由仓管员凭供应商送货单、采购合同、请购......
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