合同录入及信息维护管理规定(小编推荐)由刀豆文库小编整理,希望给你工作、学习、生活带来方便,猜你可能喜欢“信息维护管理规定”。
合同录入及信息维护管理规定
为规范电脑合同信息的维护、录入,使合同信息清晰、准确的反应用户所定钢材质量、技术及相关信息;同时让合同信息在股份公司内部流转、传递有效,统计、汇总标准一致,特制订本管理规定。
一、合同录入
1、合同的录入主要包括用户档案的维护、用户所定钢材钢种、规格、数量、标准以及价格等与合同履行相关的一切信息。
2、钢材销售合同,不管实际跟用户采取股份公司规定的格式合同,还是采取其它形式的合同,只要跟用户签订了最终合同,合同员必须将每一份合同输入电脑,使其在股份公司内部正常流转。
3、合同档案的形成(1)同一个用户,不同到站或同一到站、不同收货单位,均需单独编制合同号,不允许上述不同的情况下的合同,集中在一个合同号,签订合同;同时由于内部统计的需要,同一用户所签订的同一到站、收货单位的民品、民品合同号,必须单独编制,不能为了输入便利,将民品合同按民品合同号管理或将民品合同按民品管理;管材合同与棒材合同按不同的合同号管理,不能合订一个合同号。
(2)合同档案的内容包括合同号、订货区域(主要是用户归属区域)、收货单位,到站、通讯地址、用户开票信息、信件邮寄地址以及合同室内部统计需要导入的分管业务信息等。
(3)用户档案的信息,除分管业务员的信息、行业信息外,均实行代码输入方式录入,维护档案前,按规定录入或查询相关代码,输入代码要细心、谨慎,防止误输入产生张冠李戴的情况发生。(4)合同档案原则上同一用户按上述(1)规则确定的合同号及档案,在一个年度内是唯一的;不同的月份使用同一档案。
如果由于用户变更需要变更收货单位、到站等的,需单独编制合同档案,前期签订的合同,未履行的,将对应的生产号变更至新合同号,不允许直接变更档案。
4、合同附页内容的形成合同附页内容包括合同必输入内容、统计等需要的选项内容等两种情况。
合同员输入电脑的合同信息,必须与用户的传真件上的钢种、规格、数量、标准、加工方法、交货状态及价格要一致,如果用户的传真件上上述情况,不清,需用户来函件说明清楚,不允许合同员通过电话沟通或主管判断,随意选择或加入。
(1)合同号必须是与用户指定收货单位、到站一致的合同号;(2)生产号的产生:生产号前一位数字由合同员根据合同需要在何条生产线生产,输入对应车间代号,其余由电脑自动产生。不允许合同员为了达到完成区域指标的需要,随即选择车间的情况发生;(3)钢种的输入,是优质钢、特级优质钢,其后缀必须区分清楚;个别钢种分属不同钢组,要根据情况进行分类选择,不允许出现选择提示,不进行选择的情况发生;
(4)规格输入:规格必须是明确的,不允许模糊订货规格出现;管材必须是:外径×壁厚的形式,不允许外径*壁厚的形式或:外径×内径的形式;方钢、扁钢采取“##×##”或“##×**”形式标注(5)形状,圆钢、扁钢、管还是方钢,必须细心选择。(6)定倍尺:是定尺、倍尺还是范围尺,原则必须在此明确;由于合同流动卡片在车间打印,长度的单位需在此明确,防止产生歧义;(7)订货数量必须明确;我了便于合同管理,除螺纹钢外,单笔输入合同原则不超过180吨。
(8)技术标准:所定钢种必须在签订的标准之内;国家标准必须按现行标准号规范输入,不允许简写、缩写等形式输入;**试制、技术、临时标准要注意其时效性;
(9)价格条款:原则上合同电脑输入价格为含税价格;原则老线价格均为含税出厂价格,严格控制签订包到价格的合同数量;(10)补充条件栏原则只填写与合同执行相关的技术要求,如成份、尺寸偏差、超标准的其它要求、组坯方式;备注栏原则填写需要车间注意事项等不需在质保书上打印出的内容;质量要素主要是与质量控制相关的内容。
(11)需要选择的其它内容:如含税、民品、电渣、整车等便于统计、管理的事项,必须认真选择。
5、合同变更
合同变更指从用户第一次传真要求签订合同,合同未履行完之前,用户要求对其相关内容变更的申请。
合同变更,原则上在不增加钢厂成本,生产组织允许的情况,满足用户的变更,但变更过程必须有用户书面的申请。变更过程必须与相关部门履行变更签字确认手续。
二、合同信息的维护
1、用户信息维护
用户信息的维护包括收货单位、到站;结算信息的维护;通讯信息的维护;所属区域的维护。
合同员对上述信息的维护实行编码方式,为节约资源代码,不允许重复编码。
2、钢种信息维护
钢种信息由合同室主任统一维护,不允许其它人员任意维护。
3、质量要素的维护
质量要素的维护,由指定专人开展,不允许其它人员任意维护。
4、分管人员的维护
由合同室合同管理员每月维护一次。
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