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公文应用范例
（一）一、商务质询函
范例1——质询货物发错
先生：
我们及时收到了有关以上订单货的单据，装运货物的“谢南多”号轮船已于2011年7月11日抵达。我方代理人已在巴塞罗纳港接到了订单货。货物基本完好无缺，唯12号箱例外，其所装的公文柜型号与TW37型完全不同。这一箱只装了两个公文柜，而其他各箱均装4个。我们已按照提单和发票所印的细节核对了这一点。我方认为这是你方包装或运输商的过失。也许12号箱的货物是另一不同的订单货吧？随函附12号箱货物清单1份。希望你方立即安排更换货物的发送。我方代理人将12号箱保存在仓库中。请通知我们你方希望如何处理这箱货物。也许你方可以通知你方运输行来办理装船和海关手续。
您忠诚的朋友
范例2——复 函
先生：
感谢贵方7月11日来函。得悉寄去了两个错误型号的文件柜，我们深为抱歉。正如贵方提示，我方包装代理人在参考数字上犯了个错误。其它各箱每箱装了4个文件柜，由于这一箱装了订单货中的最后两个，在垫入特加垫料时延误了一会。这延误导致了错误的发生。我们已安排好了布卢戴尔号机轮发运正确的公文柜，并将于7月29日从伦敦港东印度码头起航。我们想迅速将订单上的大宗货物发货，你们将不至于实施合同中的罚款条款。有关单据正在寄出，应在几天内到达贵处。如果在我方运输代理商来领取第12号箱子前，你方代理人愿意将此箱保存在他们仓库内，我们将十分高兴。我们将尽一切可能保证类似的错误不再发生。对于由我方的错误带给贵方的任何不便，请接受我们诚挚的歉意。我们相信TW37型公文柜会令您满意。
您忠诚的朋友
范例3——质询发货数量不足
先生：
在此我们谈及有关不锈钢型餐具的169号／SPL订单。我方代理人现已收到发货，货物符合你方发货通知中的说明。遗憾的是，你方只发送了1873把餐叉，少于我方订量。按我方指示另行包装的2000把餐刀完好无损。但由于短缺127把餐叉，这些餐刀对我们也就无多大用处了。到埠装箱单和你方发票明显不符。不是中途被窃，就是劳合社代理人过失，他们目前正在调查此事。由于我方必须按期
发货给我方顾客，因此我们必须请求你方立即安排失踪餐叉的裣货物的发送。
您忠诚的朋友
范例4——复 函
先生：
贵方5月12日有关上述订单的来函收悉。我方运输代理人已通知我们，第27至29号板条箱已到达伦敦港的码头上，他们在安排贝希亚轮发现上次未装船的3箱货，预定2011年6月2日到达马赛。这批货将免费运至贵处，关税已付。因非我方所能控制的情况造成短货使贵方不便，我们深表歉意。我们将和我方代理人与港务当局联系，杜绝以后再发生此类延误。
您忠诚的朋友
范例5——质询包装不良
先生：
我们十分遗憾地通知贵方，你方托运的20箱闹钟有4箱包装不充分。我们就这次托运给你方寄去了具体的包装指示，无疑你方已将这些指示转达给了你方运输行。第13、14、18和20箱内没有我方所坚持要求的防水类保护层。因此，这几箱闹钟几乎被损坏，而且肯定是无法销售的。我们必要坚持要求立即更换这4箱货，并必须要求你方今后更加认真地执行我方指示。
您忠诚的朋友
范例6——复 函
先生：
贵方8月3日来函于昨日收悉。对于4只柳条箱受损，我们深感遗憾。得知贵方的包装指示没有执行，我们甚为关注。我们已和我方包装商取得联系，并已要求他们寄出一份详细报告。我们还不能给予任何解释，但会尽快给出一份详尽的报告。同时，我们已安排了4箱替代货的发货，并已要求我方包装商中心执行包装指示。对错误造成贵方的任何不便，我们深表歉意。我们确保今后将不再发生类似错误。
您忠诚的朋友
范例7——质询质量低劣
先生：
有关我方70件淡蓝色尼龙衬衫的订单（1217／FRS号），你方已于2011年8月16日发货，我方已于2011年8月23日收到。我们十分遗憾地通知你方以上提及的衬衫质量低劣，不可接受，特别是
花样和颜色。实际上它们已经变色。其型号并非我们见到样品时所预计到的。我方客户不会按市价购买这些衬衫，他们希望得到折扣。既然这批衬衫既不符合你方小册子的说明，也不符合样品，我们不能按协议的价格接受这批货。只有在你方大幅度削价的条件下，我们才能接受这批衬衫。我们希望削减30％。请回函告知我们，是换货还是削价，你方打算怎么办，我方代理人可以从托运货物中带去一件样品给你方过目。
您忠诚的朋友
范例8——复 函
先生：
感谢贵方8月24日来函。得知贵主对我们托运的尼龙衬衫不满意，我们十分遗憾。我们正在安排我方在贵区的销售代理人拜访贵处。我们认为在收到他的报告前不采取行动是明智的，因此在收到报告之前，我们将推迟换货和减价的决定，贵方代理人尚未来访调查。我们已为欧洲其它市场提供了同样货物，并无任何异议。基于这些原因，我们还不能在回信中告知贵方我们打算怎么办。我相信我方的销售代理人将帮助消除误解和疑虑。
您忠诚的朋友
二、涉外信函的格式、称呼、敬语
各构成要素在信中的排列如下:
Letterhead信头
Reference Number案号
Date发信日期
Inside Addre 封内名称及地址
Particular Addre 特定收信人名称住址
Salutaion称呼
Letter Subject信件事由
Body信文
Complimentary Close 结尾敬语
Signature署名
Reference Notation经办人
Enclosure附件
Postscript附言
函件中的称呼：
英文函件中的称呼（Salutation）相当于我国书信中的“先生”这一礼貌称呼，公司等商业书信的尊称以Sirs,Dear
Sirs,Gentlemen最为常见。Sirs是较为正式的礼貌称呼，通常用于公文中。
Dear Sirs──用于称呼公司。英国人习惯上比较喜欢用Dear Sirs,而且Dear Sirs后用逗号。
范例：
市长先生，女士们，先生们：
我们很高兴来到你们可爱的城市──南京。现在我们又来到高湖高新技术开发区。这是我们两市之间关系日益密切的又一个象征。
可以肯定地说，在我们短暂的逗留期间我们已经取得了丰硕的成果。
我们已经签订了8个协议，两倍于我们双方过去签订的协议数字的总和。更重要的是，我们又一次看到了你们的人民，并和他们进行了广泛的接触交谈。我们和你们在同一张桌子上进餐、饮酒，在同一张桌上谈判，一起分享忧虑和欢乐。这一切使我们之间的相互尊重得到增强，使我们之间的友谊得到了巩固。对此，我表示衷心的祝贺。
现在我提议：为我们的主人及中国人民的健康，为我们个人间的关系以及科技商务往来的增强，为我们下次访问你们美丽的都市及你们的回访干杯！
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