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基层消防部队常用公文特点、一般格式及写作技巧
授课目的：公文写作是宣传群众、武装群众、组织群众的基本工作方式，也是政工干部必须掌握的基本知识和工作技能。系统全面地运用公文写作知识，熟练驾驭公文写作技巧，是衡量政工干部业务能力的重要指标，对提高工作效率，提升政工业务水平发挥着重要的促进作用。通过基层消防部队常用公文写作知识的专题辅导，帮助基层消防部队政工干部熟练驾驭公文写作技巧，提高日常公文的写作能力。
授课内容：报告，请示，计划，总结，工作简报，会议记录等基层消防部队常用公文的特点、基本格式及写作技巧。
授课时间：3课时
在社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。公文是“公务文书”的简称，为国家机关也包括消防部队在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。今天与大家共同学习的是基层消防部队经常用到的公文类型包括报告，请示，计划，总结，工作简报，会议记录，党团文书等，内容较为枯燥，但实用性很强，尤其是能够提醒大家平时在公文写作当中留有的误区和容易犯下的错误，尽量保证公文的准确与规范。
一、报告
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。
报告是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式，目的是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题、布臵工作、作出决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
（一）报告的特点
1、内容的汇报性：报告是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，汇报性是“报告”的一个大特点，不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。报告可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。要求拟写者首先必须对需要汇报的工作有一个全面性掌握，划分出重点，搭建出结构，梳理出脉络，做到不偏不漏。
2、语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。
3、行文的单向性：报告时下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据, 一般不需要受文机关的批复, 属于单项行文。
4、成文的事后性：多数报告都是在事情做完或发生后, 向上级机关作出汇报, 是事后或事中行文。
5、双向的沟通性：报告虽不需批复,却是下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。下级机关以此取得上级机关的支持、指导，同时上级机关也能通过报告获得信息，了解下情，报告成为上级机关决策指导和协调工作的依据。
（二）报告的种类
报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，从种类与内容上分主要有汇报性、答复性、呈报性和例行工作报告。
1、汇报性报告：主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：
综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。
专题报告。这种报告是针对本单位的某项工作、某个问题，某一方面的情况，向上级反映，要求上级对此有所了解所写的汇报性报告。要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。
2、答复性报告：这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。
3、例行工作报告：例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如日报、周报、旬报、月报、季报、年报等。例行报告不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。
（三）报告的基本格式 标题，包括事由和公文名称。上款，收文机关或主管领导人。
正文，结构与一般公文相同。从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中意见设想不能省去。从形式上看，复杂一点的要分开头、主体、结尾。开头使用多的是导语式、提问式给个总概念或引起注意。主体可分部分家二级标题或分条加序码。
结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。
打报告要注意做到： 情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。
（四）写作注意事项
1、无需回复。有的报告拟写人习惯性在结尾处写上“特此报告”一类结语，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。如果写成“以上报告当否，请指示”，就更错误，因为如上述，报告是无须上级回复处理的文种。
2、全面概括。综合性报告全面汇报本单位工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来，一定要对全局工作掌握了解，有分析，有综合，有新意，有重点，有落实，做到全面、概括、精练，绝不能挂一漏万，也绝不能把上级的部署照搬照套，一抄了事。
3、避免太长。一般应控制在3000字以内。
二、请示
请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。
（一）请示的特点
1、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。
2、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。
3、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。
4、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。
（二）请示的种类
根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：
1、请求指示性请示。
2、请求批准性请示。
3、请求批转性请示。
（三）请示的基本格式
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：
⑴首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。
1、标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》
2、受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。如递交给政府的和递交给支队的，就不能揉杂在一个请示中。
⑵ 正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。
1、开头。主要交代请示的理由。
2、主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。
3、结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。
⑶尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。
（四）请示的写作技巧
1、一文一事的原则。
2、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。
3、理由充分，请示事项明确。
4、语气平实、恳切，以引起上级的重视。
三、计划
计划是指用文字、任务量、进度表等形式，所表述的单位在未来一定时期内要达到的工作目标以及实现目标的方法、途径和工作安排。
（一）计划的特点
1、超前性。做任何工作都要有超前思想，而写计划文书这一点尤为突出。计划必须事前制定，提前谋划。
2、创新性。不论是中、长期计划，还是近期计划，内容都要有新意。对大队来说，新的计划中，要有新内容、新指标、新措施、新任务，（如政治教育计划、后勤工作计划、行管战训计划等）切忌照搬照套。
3、指导性。计划具有权威性。它既是行动的方向，又是指导工作的根据，实际工作必须严格按照计划来实施。尤其是任务量、进度表不能仅仅停留在纸上，而是要确保在实际工作当中得以实现。
4、客观性。写计划前，先要立足实际情况，深入调查，充分占有资料，了解各种因素，在此基础上，综合分析研究，提出切实可行的任务、指标和措施。
（二）计划的的基本格式
计划的时间有长有短，内容可全面可单项，根据内容、时间、重要程度等要求，分为年度计划、季度和月度计划、周计划等。基本格式包括：
1、标题：计划的标题应该直截了当，一般包含订立计划单位的名称、计划期限和计划内容来拟写，不需要文采式的或形象生动的标题，不带副标题。如某某大队2011年某某工作计划。
2、正文：计划正文部分一定要反映三大方面的内容，即写计划文书的依据是什么，它的任务要求是什么，怎样来完成这个任务。主要包括四个部分。
⑴导言和依据。它介绍写此规划或计划的背景，交待其依据，说明目的及其重要意义。篇幅不要太长，年度工作计划或专项工作计划用几句话交待一下上级的要求或单位年度工作安排等行文依据即可。
⑵项目和任务。含指标、进度。这部分是计划的核心，也是工作的目标和方向。任务包括两个方面，一是总的任务和指标，说明本单位在计划期内，工作达到怎样的要求；二是具体任务，比如各责任人的任务、指标及进度。总的任务要概括写，具体任务应分项分条写。任务指标决不能含糊，不能似是而非、模棱两可，一定要清清楚楚，表达准确，使人一目了然，心中有数、目标明确。
⑶措施和步骤。这部分是计划文书的重点，也是任务部分的延伸。写措施可梳理几条写，可用一二三四等序数词，亦可用小标题，使措施之间隔开，重要的放前面，次要的放后面，尽可能写细写实，便于执行人操作。
⑷奖励和处罚。对计划完成情况进行预估计，并制定出一定的奖惩措施，以激励工作干劲，确保工作完成。
（三）计划的写作技巧
1、事前谋划。根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。对可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，也要确定如何克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。
2、预先讨论。计划草案制定后，最好由计划参与执行人进行讨论，进一步修订、补充和完善计划。正确反映群众的要求，才能成为大家自觉为之奋斗的目标。
3、任务实际。计划里所提出来的任务、指标和各种措施要求，一定要实事求是，既要符合上级要求，也要组织和分配好力量，明确分工，不能脱离现实、好高骛远，更不能因循守旧、停滞不前。总之不保守，不冒进，是在充分调动官兵积极性的基础上，经过努力可以实现甚至超额完成的任务量。
4、语言朴实。计划与总结、调查报告不同，不需要生动、形象的语言，也不要更多的修辞方法，一般使用朴实的语言，便于理解、执行。
四、总结 总结，是对过去一定时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析，并做出客观评价的书面材料。一般包括基本情况，即工作的有关条件、工作经过和一些数据等等。主要做法，是工作总结的重点，目的就是要肯定成绩，找出缺点。经验教训，发掘事物的本质及规律,使感性认识上升为理性认识,以指导将来的工作。
（一）总结的特点
1、客观性。总结是对过去工作的回顾和评价,因而要尊重客观事实,以事实为依据。必须实事求是。
2、典型性。总结出的经验教训是基本的、突出的、本质的、有规律性的东西，在日常学习、工作、生活中很有现实意义，具有鼓舞、针砭等作用。突出个性。
3、回顾性。总结是对已经完成的工作进行回顾，必须用自身实践活动中的真实的、典型的材料来证明工作部署的落实程度和完成效果。
4、指导性。通过工作总结，梳理过去工作的成绩，失误及其原因，吸取经验教训，指导将来的工作。
（二）总结的种类
按内容分，有学习总结、工作总结、思想总结等；按时间分，有年度总结、季度总结、月份总结等；按范围分，有单位总结、部门总结、个人总结等；按性质划分，有综合性总结和专题性总结等。
（三）总结的基本格式
总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。
1、标题。总结的标题有两类构成形式：一类是公文式标题；一类是非公文式标题。公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成，如《某大队某年度工作总结》，或只简略写《工作总结》等。非公文式标题则比较灵活，有的为双行标题，如《》，有的为单行标题，如《》等。
2、正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。⑴前言小引。即正文的开头，一般简明扼要地交代总结的缘由，对总结的背景、内容、范围目的及所做的工作和过程做概况性的陈述，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫，不做分析评论。这一部分也很见功底，通常都采用排比句式，给人留下深刻印象。
⑵经验体会。这是总结的主体核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法、以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。回顾要全面，分析要透彻。正文的结构，主要采用逻辑结构形式，按照工作中的各重点部分划分章节，相对独立，又有密切的联系，综合起来能够完全反映整项工作。
⑶今后打算。在上一部分总结出经验教训后，根据已经取得的成绩和新形势新任务的需要，提出今后的设想打算，内容包括如何发扬成绩，克服存在问题，明确今后努力方向，得出新的奋斗目标。
3、结尾。概述全文，可以说明好经验带来的效果，也可以简要总结今后努力方向或改进意见。总结的落款也应注意，包括署名和时间两项内容。如果标题中已有署名，落款可不再写明单位，只标注时间即可。
（四）总结的写作技巧
1、熟悉情况，实事求是。拟写者要通过调查研究，努力掌握全面情况，了解整个工作过程。同时也要对被总结的工作相关业务有一定的熟悉，材料与观点一定要统一，材料能够证明观点，避免材料和观点没有联系，外行人说外行话，贻笑大方。此外要如实地、一分为二地分析、评价工作，对成绩不要夸大，对问题不要轻描淡写，更忌讳夸大成绩，隐瞒缺点，报喜不报忧。
2、抓住重点，突出特色。总结要抓住主要经验，分清主次轻重，切忌内容庞杂，动辄二十多页，找不到中心。但也要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料，切忌千篇1律、缺乏个性，懂得找亮点，人无我有，人有我新，人新我快。
五、工作简报
简报指单位用来汇报进展、沟通情况、反映问题、交流经验、通报动向的书面形式简短情况报告。与正式公文的区别在于无公文问号和首页的主送单位。
（一）简报的特点
简报的任务主要是反映情况交流动向动态，具备四个特点。
1、真实。无论作为上级领导和机关决策的依据还是与兄弟单位交流经验，都要真实准确可靠。对没有经过审核的材料，一定不能写入简报。要掌握和运用大量事实材料，选择最本质、最典型、最有说服力的事实材料。
2、新颖。简报要反映新情况新问题新成果新经验。是给人看的，内容上要富有新意，上级机关和领导最希望看到部队新的动态，新事物的苗头带有普遍意义的新经验和给人启示的新见解。只有新，才对上级首长和机关做决策提供参考价值，对兄弟单位有借鉴意义。
3、迅速。反映情况要抢早，抢先，要及时。失去时效性的信息就失去了应有的价值。简报是小范围内部发行的“小报纸”，内部情况快报。拟写和编发的同志一定要有敏锐的观察力和冷静的思考力，善于把握新形势，捕捉新问题，掌握新情况，组织新稿件。“稿不脱手吃不香，报不编出睡不稳”。切忌拖拖拉拉时过境迁。尊重事实前提下的迅速。防止为快而快，粗制滥造，不顾事实。
4、简洁。阅读者以各级领导部门的领导同志为主，事务繁忙，时间宝贵，篇幅过长很难使他们有时间通过阅读简报了解掌握情况。因此形式上简明扼要，不能拖延时间，不需面面俱到说事论理，在充分归纳总结的基础上以间断篇幅精炼文字说明情况阐明道理。一般一份简报反映一项工作或某个方面。即使反映全面的也要高度概括。多写做法，免空套假话。一期一般不超过一千字。
5、灵活。形式十分灵活。可定期也可不定期。可一篇也可两三篇。可工作动态也可调查报告，经验总结等等。其他文体难以比拟。
（二）简报的种类
工作简报，可为单位综合性工作，也可分为单项工作，如政治工作，战训工作，安全工作，后勤工作，防火工作简报等。会议简报，重大会议形成单独简报，反映会议情况主题内容。动态简报，反映正反两方面重要情况和动向。
（三）简报的基本格式
简报一般分为报头，正文，报尾三部分。
1、报头：
⑴简报名称。简报首页上方，占页面三分之一位臵。在报头正中，醒目大号字体或套红大字。庄重美观。如有特殊要求，也可在名称下加（XX活动专刊）字样。
⑵期数。名称下是期数，用小字写在正中位臵。可用XX年第几期及总第X期标注。便于本单位和上级机关收集存档。⑶密级。分秘密、机密和绝密。位臵在名称右上角。⑷编发单位名称。在期数下一行，靠左方顶格。为主办简报单位的全程或规范的简称。
⑸印发日期。与编发单位同一行，靠右侧，时间一般为大写。
⑹分界线。在编发单位和印发日期下画一粗线以示与正文分隔。
2、正文：
正文前有时可加编者按，说明简报编写的原因和目的。按语字号比正文略小，上下空行。
⑴标题。要简洁，醒目，准确。含直述式，提问式，补充式。
⑵主文。新闻报道式写法（一篇或几篇新闻通讯）。分列小标题写法（几个方面分列小标题，反映多项内容。）。文件式写法（与报告或经验总结内容接近，但前边不写主送单位，文尾无署名，内容文字更简明）。
3、报尾。正文之后，最后一页下方设报尾栏，标注发送范围，印发存档份数。一般用上下两条横线与其他部分隔开。
（四）简报的写作技巧
1、抓准问题，有的放矢。围绕本单位实际，反映最重要，最典型，最新鲜，最为领导和官兵关心，最需要引起决策部门注意的问题。瞄准决策抓超前，围绕决策抓追踪，小中见大抓问题，注重时效抓突发。
2、材料准确，内容真实。人名（尤其是领导姓名，职务，排名顺序），时间，地点，过程，数字都要准确无误。认真仔细地反复核对，校对。
3、简明扼要，一目了然。简短明快，集中主题，一稿一事，不贪大求全。围绕主题精心挑选典型事例，不堆砌，不罗列，不雷同，少而精。
六、会议记录
根据会议的宗旨、进展、讨论的问题，研究的事项和作出的决定，为了某种目的性，对会议过程及发言所作记录的一种纪实性文书。此外还有会议纪要，则是对会议过程原始记录进行分析，综合，提炼，归纳整理而形成的记载会议精神和议定事项的公文。二者区别在于是否经过综合提炼整理。
（一）会议记录的主要内容
1、会议的组织情况。包括八个方面。
⑴会议名称和次数。一般就是会议记录的标题，含“单位名称+次数+会议性质+记录”等关键词。由于会议记录文本都是专用的，所以单位名称一般可以省略。
⑵开会的时间。年月日。重要会议要反映具体的起止时间。几时几分到几时几分。⑶开会的地点。会议召开的具体地点。
⑷出席人。出席人一般应写清姓名，职务。重要的会议，为便于日后考查，还应设签到簿，与会议记录一并保存。
⑸缺席人。小型会议，缺席人数较少时，应写清具体人名并注明缺席原因。大型会议缺席人数过多时应注明具体人数。
⑹列席人。列席人姓名，职务。⑺主席或主持人。姓名职务。
⑻记录人。姓名职务。多人参与的必须一一注明。上述八项内容在会议正式开始之前就要写好。
2、记录会议的内容和方法。
⑴主体部分有会议议题，报告，讨论情况，形成的决议和主持人的总结几项基本内容。
⑵记录方法：有两种，详细记录。摘要记录。重要会议尽量使用详细记录。尽可能记下发言者的原话。有争议的问题和分歧意见时，应将争议分歧的焦点和发言人争论的观点详细记下。关键要害问题，有关发言要详细记下。记录会议决议时，表决情况，异议和弃权等情况要详细记下。以备考查。
一般会议使用摘要记录。没有分歧和争议的情况下，摘记关键内容和重点发言。如在会上报告了什么事情，讨论了什么问题，做出了什么决议。哪些人发了言，要点是什么等。
（二）会议记录的基本格式 以大队党委会议记录为例。XX大队党委会议记录
时间：二0一一年X月X日X时 地点：大队支部会议室 出席人：XXX，XXX，…… 缺席人：XXX，XXX…… 列席人：XXX…… 主持人：XXX教导员 记录人：XXX指导员 主持人发言：（略）与会者发言： XXX：…… XXX：…… 散会时间：
出席人签名：XXX，XXX……（本会议记录共X页）
（三）会议记录的写作技巧
1、内容要准确。真实客观反映会议基本情况和主要精神。如实记录，忠实原意，不掺杂任何主观因素，不添加记录者的观点主张，不断章取义，会议决定不能有丝毫出入。
2、要点不遗漏。记录的详细与简略，根据情况决定。决议，建议，问题和发言人的观点，论据材料要具体详细记录，一般情况的说明可以抓住要点，略记大概。
3、首尾都如一。从开始到结束都要认真负责地记录，不能开始认真详细，会议接近尾声就马马虎虎。
4、严格按格式。会议记录的格式，是体现记录规范性，严肃性的基本形式，必须严格遵守，凡是发言，都要把发言人的名字写在前，发言记录在后。记录时要掌握发言质量，重点要详细，重复部分要略记。
5、应付要自如。做会议记录，可以先行用草稿纸记录，会后予以整理誊写到正式会议记录本当中。记录速度要快，专心致志，集中注意力，认真听取与会者发言。记录人平时要多锻炼听力和速写，做到耳聪心灵手巧。字迹要清晰端正。久而久之就会应付自如。
七、先进事迹材料
先进事迹材料一般包括先进个人如优秀共产党员、三等功等；先进集体或先进单位，如抗洪抢险先进集体，先进大队等。是对单位或个人先进事迹的总结概括。
（一）写作格式
标题：先进个人姓名或集体名称。先进事迹的性质或材料用途。
正文：开头，写明先进个人或集体的简要情况，先进个人含姓名，性别，军龄，工作单位，职务，是否党团员等。先进集体含集体成员大致情况。然后是先进人物或集体的主要事迹。
（二）写作步骤和要求
1、整理材料。是重要前提。要认真细致地观察，广泛地搜集，才能把握最准确，生动，最能体现写作意图的东西。对材料要进行提炼，确定中心思想和主题，突出人物特点和集体的亮点。
2、确定主题。从前期收集的先进事迹基础材料当中找出最本质，闪光的内涵，加以提炼和升华。
3、搭好结构。注意文章结构完整，线条清楚，详略得当，组织安排好材料，谋篇布局。一般按事物发展的自然顺序来安排结构，但为突出某个点，也可以倒叙，插叙，补叙。
4、准确表达。要把语言表达得准确，通顺，流畅。再讲究生动形象鲜明。“动笔前精心构思，写作时反复推敲”。事实要真实可靠。观点和提法要分寸恰当。文字要朴实简明，注意不可出现脱离群众，脱离实际的过头话。
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