OA改进工作初步设想由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“oa系统初步设计”。
公司OA系统改进工作初步设想 OA系统建设是一项系统工程，不但涉及网络信息、数据库等技术领域，而更多的是涉及管理科学、管理体制和管理观念等复杂的因素。根据公司当前OA系统运行现状以及公司信息化管理提升的迫切要求，现提出公司OA系统改进工作初步设想。
一、明确管理职责，强化系统规划发展与运行监控。明确企业信息化管理与建设的管理归属，明确职责后由该部门全面系统管理公司信息化发展，筛理公司信息化系统需求与未来的规划发展，以及系统的日常运行监控与适时改进工作；并承担起系统的维护、实施、监督、培训职责、系统帐户的管理、分配及数据份等。
二、现有OA系统软件各应用模块的改进： 由于公司各部门职能分工的不同，所处理事务不同以及各自工作情况的特殊性，使得部门与部门之间联系既紧密又松散，存在一定的矛盾。因此要在着重考虑在保证各功能模块的独立性、完整性的基础上，增加模块间的关联性，突出做好个人办公、公文管理、行政办公、人事管理、计划与任务五大功能模块的功能使用与发挥，并尽可能地挖掘现有软件的功能与作用。
1、关于个人办公：（1）我的邮件：目前OA仅仅是建立了内部的通信平台，但同时公司另建有南海内部的邮件系统，为使组织内部的通信和信息交流快捷通畅，提高OA系统的使用率，有必要打通OA系统与与Internet的邮件互通，增加OA系统的实用性。（2）短消息：改进模块功能，根据现有短消息功能设置的不足进行功能优化，实现短信操作提醒自动配置，避免无谓的提醒短信。（3）公告通知：进一步梳理公告通知发布的权限，以及公告通知发布的审批流程。同时优化现有格式，突出企业公文格式的统一与形象。（4）通讯录：充分发挥共享通讯录的作用，进一步探讨集团、南海益田以及关联公司通讯录的发布及人性化界面设置的可能性，避免现共享通讯录的形式化，不再采用以定期发布公告的形式更新通讯录的方式。（5）文件柜：个人文件柜通过进一步的培训养成员工使用的习惯，而共享文件柜作为企业规章制度与流程发布的平台，可结合公司流程与规章的建设情况作进一步梳理，并加快已编制之流程与规章制度的上柜，确保企业信息的充分共享。
2、关于发文管理：（1）当前公司公文处理尚停留在纸质文件与OA系统共存的状况，其中一个很重要的原因就是公文还没有全部在OA上流转起来。为此公司应硬性规定，除费用报销类外，其他应全部实现OA系统的流转，包括公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报及各类报表。（2）目前系统发文管理流程设置主要集中在人力资源管理类及事务类，而涉及到工程管理、规划设计管理、合同管理、市场营销管理的发文流程还没有作出明确的规定，为此应根据公司业务流程的要求，进行系统设置与上线运作。特别是合同管理，目前公司合同拟定、审核均采取的是纸质文件，而合同审核涉及审核跨部门较多，现在方式显然不符合信息化管理的要求。（3）为充分发挥OA系统功能，公司由指定专门的部门根据公司各业务模块的特点，梳理各类请示汇报、呈批件及表格的格式，实现OA系统运行的统一规范化。（4）在发文管理中，着重改进“待审批文件”必须以附件形式存在的审批流程，以及“文件归档”需要先进入“待归档”再进入“归档”，且文件不能按部门自动归档的功能缺陷，实现文件自动归档。（5）进一步明确各类公文的流转流程：部门拟搞---相关部门审核（如需要）—事务部核稿---分管公司领导审批---事务部---公司总经理--事务部（存档）。
3、关于行政办公 此模块共涉及办公用品、档案管理、车辆管理、资产管理、前台接待管理及办公助手六个子项。现办公用品、车辆管理使用情况较好，已达到无网上申请流程无法完成的设计目标。档案管理目前没有启用，主要原因是现在功能不大符合业务要求，可围绕文档管理自动化目标，尽量作功能优化，对各类文档进行分类管理，能上网的尽量上网，不能上网的通过目录上线来解决，以基本实现各类文档按权限进行保存、共享，能够非常方便地查找和使用。同时公司应研究并确定档案的分类管理及调阅审批流程，从而实现档案管理的OA化。资产管理可考虑将公司各类办公资产分类编号上线管理，同时进一步探讨前台接待管理、图书管理的实用性与必要性，再有针对性地提出使用方案。
4、关于人事管理 公司人力资源管理尚处于基础阶段，各子项也可根据信息化发展的趋势作进一步改进的探讨。如组织架构可探讨图型化方式，员工假期管理，可考虑实现假期的可查询与员工假期的安排等。而“人事管理”模块下面的大部分功能（如：奖惩管理、劳动关系管理、考核管理等）没有启用，主要原因还在于公司人力资源管理尚停留在基础的阶段，人力资源管理体系还不完善，还谈不上绩效管理。关于绩效管理，公司可以结合目标计划管理来推进，设定可行的绩效管理指标体系、考核评估与奖罚体系，与目标管理体系实现有效的结合，从而真正实现企业管理有计划、有监督、有考核、有奖罚。当然，现在软件功能不够强大，不足以支撑整个业务流程也是系统目前未使用的原因之一。
5、关于计划与任务 当前公司目标计划管理还停留在无检查、跟踪管理阶段，这也是OA系统计划与任务管理模块没有应用的原因之一。为此，公司可加强目标计划管理，在全公司建议起全方位、渗透至各岗位的要求各部门年、季、月、周工作计划，并全部落实反映至OA系统中。唯有此，公司OA系统的实用性才能最大限度得到发挥。各部门部门月工作计划与周工作滚动计划应任务明确、时间节点确定，应有动态反映、适时反馈，并实现网上按权限设置可查阅。公司领导可在OA上实现对各部门、各岗位周工作甚至日工作的实时查阅，部门领导可查询其他部门的工作计划与完成情况及本部门员工的工作情况，由此建立起完善的工作计划与监控体系，同时工作计划完成情况通过设置可成为人力资源管理绩效考核的依据。
6、关于报表管理 因为当前公司业务开展没有相关的需求因此未予启用，可考虑此模块改进为公司在建项目形象进度图，使全员能及时获知项目形象进度，增强员工企业参与度。
7、企业社区 现在社区可考虑进一步优化，可根据房地产及各职能部门的业务特点，进行适当的社区功能划分，明确管理职责与社区管理要求，把其作为公司企业文化的阵地规划建设好。现公司采用的标准化产品，主要功能还在于提供一个办公自动化的平台，实现内部的信息交流与沟通，从而提高办事效率。现有软件模块功能的进一步挖掘将更有利于企业信息化，并积累应有的经验。办公自动化是服务于企业的，涉及管理科学、管理体制和管理观念，因此以OA为试点，全面构建公司运营管理体系与流程将是OA成功运行的基础也是最终的目标与检验标志。
三、进一步落实OA流程，建立规范高效的流程体系 企业要运作一个高效的办公自动化系统，必须对OA流程进行全面梳理，建立一个动态、规范、高效的流程体系，实现企业的规范化和高效运作。为此，公司应成立一个专门的OA流程工作小组，结合公司已编并已投入试运行的各项业务流程，结合OA的改进，对各项业务流程进行进一步的梳理与优化，一为进一步巩固、优化已有流程之成果，二为增强流程上线运作的可操作性，使公司各项业务流程既遵循企业规范又具有在OA系统上的现实操作意义。在OA流程管理优化、改进方面，可采取“点面结合、分布实施、持续改进”的方式。具体内容如下： 一是点面结合，全面推进。“点”即开展流程的改进和优化工作，“面”即建立健全的流程管理体系，其包括四个方面内容：流程责任矩阵；流程管理方法；流程管理制度；流程管理部门组织架构。二是分步实施，适当激励。分步分批改进办公自动化流程，可先选择几个最常用的办公流程如：收文管理、目标计划管理作为试点来推行改进步骤。三是持续改进，形成文化。要清醒地认识到流程管理是一条长路，流程的改进和优化是一个持续的过程。同时要注重实现工作流程的自动化，这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题。只有通过实现工作流程的自动化，并将流程设置嵌入到OA系统中，才可以既规范各项工作，又提高企业协同工作的效率。
四、高度重视，明确要求，协同外力，持续改进
1、借助行政手段，确保各部门高度重视OA系统的应用。适当时召开动员大会，由公司领导作动员讲话，提高各部门的认识，便于全方位推广应用。
2、公司发文。明确要求各部门作好全方位使用OA，并积极投入到OA流程优化过程中。同时强调确保审批流程中的审批人的使用，以确保审批流程的顺畅执行。
3、系统改进优化后，分期分批组织培训，帮助全员熟练掌握系统的正确使用。
4、编写全面翔实的使用帮助手册供大家参考。
5、搭建内部论坛进行交流和解决应用中遇到的问题。设立热线电话解答问题。同时做好问题记录和整理，以供系统的持续改进。
6、充分依靠华南研发中心的在软件应用开发上的经验与建议，确保系统功能的不断完善。
7、根据公司业务发展与流程建设的成熟度，积极开展未来OA系统软件选型与开发，并考虑人力资源管理系统、销售系统的信息化功能需求。
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