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基于信息化手段降低电力系统会议成本的探讨
【摘要】电力系统会议是电力企业在开展工作中的主要手段和方式，目的在于协调、沟通思想和行为。但是在电力系统会议成本开支方面，能真正做到会前有计划，会中有监督，会后有检查成本控制，是一套高效的科学的会议成本管理。不仅可以利于企业的资源节能，还可以促进企业的发展更新。
【关键字】信息化，降低会议成本，电力系统
1引言
随着我国逐步进入了WTO体系以及投资结构的调整，全国的市场竞争是愈来愈激烈。而对于电力企业来讲，如果采用信息化手段来降低自身企业的成本，是一个严峻且必须面对的话题。
2电力系统会议成本
2.1电力系统的概念
电力系统是指由发电、变电、输电、配电和用电等环节组成的电能生产与消费系统。它的功能是将自然界的一次能源通过发电动力装置转化成电能，再传输，再通过各种设备转换成动力、热、光等不同形式的能量。
2.2会议成本的概念
会议成本是指与会人员以及服务人员花费在会议期间的时间量价值、相当于工作量价值以及其经费开支的综合，即时间成本、效率损失成本和直接会议成本。3影响电力系统会议成本的因素
2.3信息化的概念
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。它是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络系统。而信息化手段是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，可以极大的提高各种行为的效率。
3.1会议过多
很多企业的管理层不能够妥善处理业务，对于工作上的事情，喜欢胡乱的开会议，各种行政会、动员会、研讨会、报告会、招待会、汇报会、总结会等。并且在会议过程中，一次会议可以长达3个小时以上，而且最后会议结束还未讨论出一个可执行的方案。会上领导的场面话过多，员工不积极发言，导致了各种会议的延伸。
3.2会议开支过大
例如开个紧急会议，员工就会报销交通费，会场费，材料费，偶尔到外地出开个会议还有什么住宿费、餐饮费之类的。同时每次的会议不可避免的会有电费的增加。成本高昂，可效率低下，即浪费了企业的有限资源，又影响了社会的发展。
3.3会议过程
开个会议没有核心主体，议题繁多。而且没有明确的会议议程以及时间分配规则，参加会议的人数多，无关紧要的人也参加，而重要的人却频频未到。或者会议记录者没能记录最终决策，记录的不及时。会议地点不合适等，这些都是影响会议成本的因素
3.4会议成本因素
3.4.1时间成本
实际上，我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承
诺的时间准时结束。而且会议会将已经安排好的工作时间搞的支离破碎，从而降低了我们工作时间的效率。
3.4.2效益成本
参会人员如果不用参加会议，那么在次时间段可以给公司带来的效益是远远大于坐在一起讨论的计划所带来的效益。
3.4.3机会成本
开会过程中，领导会要求开会人员手机静音，那么如果因此而错过了接听重要客户的电话，从而会损失一大笔的生意；或者不能及时的处理客户的投诉或者问题从而得罪一批客户。因此在开非重要会议的时候就不能解决自己的管辖之内的突发事情。
4信息化手段的应用
4.1视频会议
目前社会的进步带给了市场一个新型的沟通工具—视频会议系统，视频会议是电力系统管理发展的必然趋势，也是通信技术和计算机网络技术发展的必然产物。使用它，可以节省差旅费、降低电力企业的成本、减少旅途时间、提高工作效率、同时还可以使企业各部门有良好的交流。
4.2会议预算的监控
会议预算是计划的具体化，能够对业务的每个阶段的实际执行情况和预算作比较，能够及时的反映出其中的差异。通过信息化技术的手段，我们可以很快的知道实际和预算过程中的问题出在哪一阶段，或者可以通过之间的对比，及时调整实际情况的执行。同时，通过图形化的系统，可以直观的了解会议预算目标的完全情况和效率。
4.3会议绩效考评
会议预算是评判企业的一个重要方式。将每个责任中心的实际运营结果与会议预算做比较，就可以有效的评价该责任中心在某一运营阶段的业绩。而会议预算的目标则可以作为绩效考评的依据。而且责任中心也可以凭此对照往年的业绩，对自身的优缺点作出一个准确客观的评价。
4.4建立多维数据模型
电力系统会议的特点决定了会议预算是一个信息化系统，而不是一个单纯面向交易的业务系统。一个企业中会议记录和会议中所出现的数据都是需要多个角度去描述的。销售的收入与支出是由产品、时间、客户、部门等多个关系给定义的。所以分析一个事物的特点或是数据的准确性，都需要从多个角度去查询。那么建立多维数据模型可以帮我们高效的完成。
4.5会议预算的编制
从企业的销售、生产、采购、费用摊销、会议成本等，都是复杂的业务关系，所以企业要建立好灵活的信息系统。而且企业业务经常变化，随着企业的发展、企业的管理水平不断精化后，信息系统所建立的会议预算要不断适应这企业。同时，会议预算是要求各部门的合作，5降低电力系统会议成本的有效措施
5.1会前准备
在会前，提前准备好会议议题、议程、材料以及确定参与人员、主持人和记录人员。当会议准备就绪，提前告知相关人员和发放相关资料给参与人员。会议负责人要提前到现场把会议设备检查，准备好会议签到表等。
5.2会中的控制
人员到齐后，保证会议按时开始，并严格按照会议议程进行，把控好会议时间和进度，避免会议的延后，并按时结束。同时要维持好一个活跃开放的环境给予参与人员均等的发言机会，尊重他人的意见。记录人员对讨论的结果要及时的汇总，并形成会议总结。
5.3会后监督
如何检测一个会议是否有效，那么除了会议是否能够得出有效的决策外，那么就是会后的决策的执行情况是否能在规定时间内完成。而会议发起人要指定专人来完成会后监督的工作，并明确指出监督的频率和汇报的频率，直到会议中所有事项完成。所以，会后的监督对于会议的效率也是一个重要因素，同时也避免了二次会议等情况出现，以此降低会议成本。
5.4最优配置
时代的进步促使了企业发展的多元化，同时带来了业务的增长和管理的增加，也给企业管理层带来的新的挑战。为此企业需要实时掌握各个产业的各环节的生产、经营情况，还要为企业内部的管理、协调提供相应的信息依据。所以，为了能够有力的支持企业的多元化、多业务的管理，提高企业自身的素质和专业素养，应当利用信息化的手段去对资源进行整合和最优配置。
5.5管控一体化
在整个市场下，企业提高效益和竞争力的最佳途径就是优化系统的运行能力，从而降低成本。在网上报价这一块可以大致掌握企业运行的实时状态、和实际成本。对企业管控一体化，就是对设备运行数据进行采集、分析。实行了管控一体化，可以大大的减少在会议上的时间，从而达到降低会议成本的目的。
6结束语
为了提升企业自身的竞争力，企业应当充分的了解和重视信息化手段对于电力系统会议成本的重要性和必要性。要抓牢信息化建设的机会，把握好企业信息化建设的目标。全面规划、合理、有步骤、重点的推进信息化在电力系统会议成本中的地位，保证企业在迅速发展下能够高效、稳定的前进。
【参考文献】
[1]王睛，供电企业标准化建设应用实例，中国电力出版社，2011
[2]曹惠彬，国家电网公司电视电话会议系统技术管理研究，电力系统通信，2007
[3]曹义方，张彦仲.多媒体使用技术，北京：北京航空工业出版社，2002
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