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高速公路筹建处行政后勤事务管理
一、会议制度
（一）基本原则
1、坚持以员工大会、办公例会、部门内部工作会、监理协调会、工地现场会等形式，及时贯彻和落实项目办的有关决定，及时研究和解决工程管理中存在的问题，交流信息和经验体会，不断完善和改进管理工作。
2、工地管理会议分为定期会议和临时会议。定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议一般是指针对专题事项的会议。
3、各种会议要明确主办部门，同时指定召集人和筹备人员，并准备参加人员会议签到表。凡属各部门专业性质的业务会议，原则上由各业务部门组织召集会议，综合处协助。会议需要费用开支的，应事先向有关领导报告。
4、各单位需要向会议汇报的问题，事先必须做好调查研究和充分准备，提出处理建议和意见，并准备好提交会议的书面材料。
5、提交会议讨论的重要事项或文件，凡涉及对外或需向上级请示的，一定要在会前做好协调和请示工作。
6、与会人员必须会前做好准备并准时出席。会议发言要开门见山，紧扣议题，有针对性，有具体明确意见。
7、会议记录由综合处或主办部门负责。会议决定的事项由综合部或主办会议部门负责逐项督办，并将执行情况及时向项目办主管、分管领导汇报。
8、对已经会议决定的事项，各部门要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如有问题，应及时反馈。对各自职责范围内的问题，要积极协调解决；对涉及其它部门经协商仍然解决不了的，要如实向主观领导反映，由领导协调解决。
（二）会议组织管理
1、项目主任办公会议
项目办主任办公会议原则上每月召开一次，定于每月的日。遇急需解决或重大突发问题，随时召开。项目办主任办公会由项目办主任主持，参加人员：项目办副处长以上领导、管理部部长、设计代表，代表处正副代表。主任办公会议的主要议题：
（1）听取各代表处的月度工作汇报（2）听取管理部的月度工作汇报
（3）讨论当前需要解决的征地拆迁、工程变更、工程管理、财务管理、安全生产等问题。
（4）布置下月（或阶段）工作
主任办公会的议题由项目办综合处收集汇总，各处室、管理部于每月 日前将议题提交给综合处。各代表处的议题由相应管理部汇总。会务工作由综合处负责筹办。
2、项目办每周例会 项目办每周例会定于每周星期一得晚上，一般2~3小时。会议主要讨论本周或近期需要解决的问题和工作安排。会议由项目办主任主持，参加人员：项目办副处长以上领导。必要时各管理部部长、设计代表，代表处正副代表参加。
3、项目办员工大会
项目办员工大会的主要任务是向全体员工介绍项目的总体情况、机构设置、工作分工、规章制度、总体工作布置，通报项目总体执行情况、部门工作总结、进行员工动员等。会议一般每半年一次。会议由项目办主任主持，全体员工参加。会务工作由综合部筹办。
4、工地会议
工地会议是围绕施工现场问题而召开的一种会议。工地会议有以下三种类型：第一次工地会议、经常性工地会议（每月工地例会）和现场协调会议。
4.1第一次工地会议
第一次工地会议是项目全面展开前，为了履约各方相互认识、熟悉并取得联络，和检查开工前各项准备工作，明确监理程序而召开的会议。根据本项目的实际，本项目的第一次工地会议由项目办主持。各路基、路面桥梁、隧道合同段及监理机构均应按照规定派代表参加。第一次工地会议的主要内容与议程：
⑴介绍履约各方，包括项目办、承包人及监理工程师 项目办的有关领导、设计代表、各项目监理机构的负责人和承包人项目经理、技术负责人均应出席会议。会议还将邀请厅有关领导和部门负责人、项目监督机构的领导参加。相互交换作为正式会议文件的与会人员名单和各方组织管理体系的构成文件；所有与会人员的通讯地址、电话、及联络方式均应写入会议纪要。
⑵澄清履约各方的组织
出席会议的各方都应递交一份包括本组织内部机构管理框图、组织分工及各职能部门职权的文件，便于今后工作对口联系和履行各级程序。承包人递交的组织机构及主要负责人图表应事先得到监理工程师书面批准。
⑶承包人陈述施工准备
⑷项目办说明开工条件和项目总体进度安排。⑸监理工程师明确施工监理例行程序 第一次工地会议前，项目办应事先发出会议通知和会议议程，明确各方应递交的文件或材料。与会各方应精心准备各自的会议文件，尤其做好施工前准备工作的落实，完善内部管理机构，配齐人员，履行合同职责。
4.2经常性工地会议（月度例会）
经常性工地会议是按一定的程序召开的，以研讨工地出现的包括计划、进度、质量、支付等诸多问题为目的的工地会议。经常性工地会议一般每月召开一次，为使与会各方在会前对现场各方面的情况在认识上尽可能统一，会前监理工程师应会同承包人应共同视察工地，现场初步统一对有关问题的认识，以提高会议的效率。
1、经常性工地会议的参加者
会议由代表处代表主持，参加者应包括有关方面负责人。⑴项目办主要领导和分管领导、管理部部长，设计代表； ⑵代表处正副代表、各部部长，驻地办正副驻地；
⑶承包人项目经理和技术负责人，会议如果涉及重大分包项目时，也可以邀请分包单位的负责人出席；
⑷其他人员。遇有重大设计变更时，可邀请设计单位派员参加；如果工程与某行项目办管部门有关，也应邀请其派代表参加会议；
2、经常性工地会议的主要内容和议程
（1）听取各承包人关于月度工程进度、质量情况、下月工程计划安排、存在问题及拟采取的措施的书面汇报；
（2）听取各驻地办关于当月监理情况、存在问题及拟采取的措施、要求或建议的汇报；
（3）代表处通报月度检查评比情况。
（4）代表处传达项目办主任办公会议精神，部署下月工作。（5）管理部的有关工作安排。（5）项目办领导讲话。
各承包人的书面汇报材料应简洁明了，人手一份。
经常性工地会议的会务工作由代表处主办、各经理部轮流承办。会议日期在每个月的项目办主任办公会议之后的1~2天内召开，各代表处分别组织。
4.3现场协调会议
现场协调会议由承包人或项目办提出建议，由监理工程师视现场情况主持召开；也可以由监理工程师决定应某项技术或管理事项而召开会议；还可以由经常性工地会议授权监理工程师邀请有关人员讨论某项专题。参加会议的人员取决于会议的内容。
会议召开前，监理工程师要协调有关方面按拟研究的专题内容准备材料和文件。讨论的重点一定要事先向与会者交代。会议记录（或纪要）的要求与经常性工地会议相同，并存档备案。
5．技术专题研讨会议
技术专题研讨会议是就工程建设中重大技术问题召开的临时会议，由有关业务部门书面提出申请（包括会议议题、时间、地点、参加人员、拟邀请专家名单、费用），报主管领导批准。
会议由项目办或代表处主持，并负责整理会议纪要。
6、重大问题专题会议（质量、安全、进度）
重大问题专题会议（质量、安全、进度）是指工程建设中，为加强施工质量、安全、进度管理，开展劳动竞赛活动专门召开的大型动员、总结会议。不定期举行。可分别由项目办或代表处主持。项目办、监理机构的部门以上负责人、施工单位项目经理、技术负责人、和相关部门负责人参加。会务由主持单位承办。
7、阶段动员、总结大会
阶段动员、总结大会是在项目开始或某阶段结束时举行的大型会议。宣布项目开工、总结上一阶段的工作，表彰先进，部署下一阶段的工作目标和安排。
会议由项目办主办。邀请省、厅、相关协调部门、地方领导和协调办参加。项目办部门以上领导、监理机构、施工单位的主要负责人参加。项目办综合处负责筹办和召集工作，提前预定和布置会场，拟订会议议程报厅和重点办批准，并发出会议通知、准备会议材料及相关事项及细节。
8、监理座谈会
监理座谈会是项目办或管理部与监理代表处针对施工管理问题进行交流的会议，不定期召开。要求代表处各部部长以上、正副驻地参加。
二、印章管理
1、项目办印章使用要求手续严密，又方便工作。
2、项目办印章由综合部指定专人进行管理，3、以项目办名义发出的文件，按项目办文件管理规定执行。
4、以项目办名义对外联系工作的介绍信和商办、签复等一般事项的便函，须经项目办主任签字后方可盖章。用印人必须履行用印登记手续。
5、凡需在上报的登记表、审批表等表格上盖章，必须经项目办主任签字同意，按表格要求盖章。
6、其他事项需要盖章，由经办人书面报项目办主任同意后，凭项目办主任批件用印，办理用印登记手续。
7、不准在空白证件、奖状、便笺上加盖公章。如特殊需要，应说明理由，报项目办主任批准并经编号后，方可盖章。所需证件如未用完，应及时交回综合处注销。
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