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目录
1.0 建立船舶代理关系..........................................................................................................2 2.0 电脑信息输入..................................................................................................................2 3.0 单船登记卡......................................................................................................................3 4.0 单船总结..........................................................................................................................3 5.0 索汇..................................................................................................................................3 6.0 进口船舶申报..................................................................................................................3 7.0 船舶信息／资料的跟踪和分转......................................................................................4 8.0 函电处理..........................................................................................................................6 9.0 船舶作业计划及动态跟踪..............................................................................................6 10.0
安排加油，加水及申请浮吊.............................................................................7
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汕尾衡益外轮代理有限公司—船务部计划调度工作指导书（作业船部分）
1.0 建立船舶代理关系 1.1 长期代理委托（略）1.2 航次代理委托
1.2.1 收到客户委托函电，则对该委托进行评审。委托通常须包括下列内容，但不限于此：
⑴船舶规范；
⑵来港任务；
⑶装／卸条款(装／卸货船)；
⑷预计抵港时间，吃水；
⑸上一靠港。
上述内容未列明的，必须咨询委托方／船长并填妥。
1.2.2 对特种船舶，载有过境危险货物的船舶，拟来港装／卸危险货物的船舶，对装／卸重大件货物的船舶、液化气船及天然气船等能否接受代理委托须首先征得有关港口当局同意。
1.2.3 经审核，对可以接受的委托，复电予以确认。
1.2.4 在不能接受委托的情况下，则以有效方式告知顾客不能接受的原因或提出使委托能被接受而采取的措施，该委托经顾客更正或调整后可以接受，则复电确认接受委托。确实不能接受的，向委托方作出解释，取消委托，并做相应记录。
1.2.5 收到客户更改委托的要求，随即做好记录。1.2.6 所有评审材料及其原始单证存档。2.0 电脑信息输入
2.1 收到委托方／船长的函电信息后，制作《单船总结》，一般包括下列内容（视具体需要可增减），但并不限于此：
⑴船名(中／英文)⑵国籍
⑶呼号
⑷总吨
⑸净吨
⑹载重吨
⑺船长
⑻船宽
⑼满载水尺
⑽舱口数
⑾船舶性质
⑿委托方资料
⒀开航港
⒁上一港
⒂来港任务
⒃装／卸货量
⒄装／卸条款
⒅船吊负荷
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⒆预计抵港时间
⒇预计抵港吃水
2.2 收到外勤人员的关于更改船舶规范内容的书面通知时，随即更正。3.0 单船登记卡
3.1 根据2.0节的信息填写或修正“单船登记卡”，内容参照2.0中的电脑资料，并据此建立单船档案。
3.2 “单船登记卡”供计划调度岗位、值班调度岗位、延期／速遣岗位、及外勤岗位共同使用。4.0 单船总结
根据2.0节的信息于抵港前一个工作日将填妥的单船总结交外勤人员。5.0 索汇
5.1 根据2.0节的信息于一个工作日内填写“索汇通知书”，内容包括:：
⑴船名(中／英文)；
⑵国籍；
⑶净吨；
⑷委托方资料；
⑸进／出口货物名称、数量；
⑹装／卸货条款；
⑺正常港口使费范围外的委办事项和注意事项。
5.2 索汇通知单一式两份，正本于一个工作日内将一份正本交商务，一份正本留存单船档案。
5.3 在单船登记卡“通知财务”一栏中填写索汇通知单编号。
5.4 接到委托方委托并经评审通过后，在一个工作日内向委托方发出索汇电。5.5 索汇工作由各客户经理负责。
5.6 船舶在港作业期间如出现需增加索汇的情况，计划调度员应在当天及时向委托方发出追加索汇电并作好记录。
5.7 收到委托方汇款确认后及时通知商务人员向我公司的开户银行查收。6.0 进口船舶申报
6.1 根据2.0节的信息，于船舶预计抵港前缮制“国际航行船舶进口岸申请书”，包括下列内容，但不限于此：
⑴船名；
⑵国籍；
⑶船舶所有人；
⑷呼号；
⑸船长；
⑹船宽；
⑺总吨；
⑻净吨；
⑼载重吨；
⑽出发港；
⑾上一挂港；
⑿吃水；
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⒀货物名称／数量；
⒁预抵港时间。
6.2 将“国际航行船舶进口岸申请书”报送港监、海关、边防和检验检疫局。收到外勤人员交回的经口岸办签字盖章的“靠泊国家二类口岸的船舶申报书”后，留底存档。
6.3 特种船舶的进口申报 6.3.1 国际旅游船的进口申报
6.3.1.1 根据6.2节办理国际航行进口船舶申报。6.3.1.2 缮制“国际旅游船进口报告”内容包括：
⑴船名(中／英文)⑵国籍
⑶开来港
⑷预计抵港时间
⑸预计靠泊位置
⑹预计靠泊时间及停留时间
⑺旅客接待单位
⑻旅客人数
6.3.1.3 于船舶抵港两天前将“国际旅游船进口报告”、船员名单及旅客接待单位送来的旅客名单交外勤人员报送交口岸办、港监、海关、边防及检验检疫局，并在交班事项中注明。
6.3.1.4 收到外勤人员交回的经口岸办签字盖章的“国际旅游船进口报告”后，留底存档。
6.3.2 靠泊国家二类口岸的船舶进口申报。6.3.2.1 根据6.2节办理国际航行进口船舶申报。
6.3.2.2 缮制“靠泊国家二类口岸的船舶申报书”内容包括：
⑴船名；
⑵国籍；
⑶开来港；
⑷预计抵港时间；
⑸预计靠泊位置； ⑹预计靠泊时间及停留时间；
⑺货物名称／数量。
6.3.2.3 于船舶抵港两天前将“靠泊国家二类口岸的船舶申报书”交外勤人员报送交口岸办、港监、海关、边防及检验检疫局，并在交班事项中注明。
6.3.2.4 收到外勤人员交回的经口岸办签字盖章的“靠泊国家二类口岸的船舶申报书”后，留底存档。
7.0 船舶信息／资料的跟踪和分转 7.1 船舶进口手续单证表格
7.1.1 船舶进口手续单证表格包括下列内容：
⑴船员名单
⑵免于除鼠证书
⑶中国卫生证书（如有）
⑷SMC、DOC证书
7.1.2 船舶抵港前，以有效方式向委托方／船长索取上述单证表格。
7.1.3 收到委托方或船长发来的船员名单等单证后，于船舶抵港前将其转交外勤人员
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办理船舶进口手续，并在交班事项中注明。
7.2 电讯检疫申请
收到委托方／船长发来的电讯检疫申请后，于船舶抵港前将其转交外勤人员办理船舶电讯检疫手续，并在交班事项中注明。7.3 装货船
7.3.1 发货人／托运人资料
7.3.1.1 船舶抵港前以有效方式向委托方／船长了解发货人／托运人资料，电子邮件、电传、传真留底归档，电话内容作记录并归档。
7.3.1.2 收到委托方/船长提供的发货人/托运人资料后，转交出口单证岗位人员。7.3.2 装船事项和费用分担
7.3.2.1 船舶抵港前以有效方式向委托方／船长了解装船事项和费用分担，包括下列内容:
⑴货舱检验
⑵垫舱物料
⑶货物绑扎／加固
⑷货物熏蒸
⑸货物平舱
7.3.2.2 收到委托方的信息后，将上述事项的费用分担情况书面通知财务，并由其在“资料交接本”上签收。
7.3.2.3 收到委托方／船长关于安排货舱检验和垫舱物料的指示后，通知出口单证岗位人员并协同处理。
7.3.2.4 收到委托方／船长关于安排货物绑扎／加固、货物熏蒸和货物平舱的指示后，于船舶抵港前书面通知有关方办理。
7.3.3 提单
7.3.3.1 船舶抵港前以有效方式联系委托方／船长，了解提单格式和提单签发人。电子邮件、电传、传真留底归档，电话记录存档。
7.3.3.2 收到委托方／船长关于上述内容的指示后，通知出口单证岗位人员，并协同处理。
7.4 卸货船
7.4.1 船舶抵港前以有效方式联系委托方／船长，索取提单副本、舱单、舱图、超长／超重货物清单，危险品清单。电子邮件、电传、传真留底归档，电话记录存档。
7.4.2 将收到的上述单证资料，印交进口单证岗位人员并留底存档。
7.4.3 收到委托方／船长关于凭正本提单卸／放货的书面指示后，将此信息转交进口单证岗位人员并根据委托方指示安排。
7.5 旅游船
7.5.1 船舶抵港前以有效方式向委托方／船长索取下列资料和信息：
⑴旅客接待单位
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⑵预计靠泊时间及停留时间
以上信息均填写在单船登记卡内。
7.5.2 船舶抵港前以有效方式联系旅客接待单位，索取旅客名单，传真留底归档，电话做记录并归档。
7.6 船舶速遣
7.6.1 船舶抵港前以有效方式询问委托方是否委托我司代其与港方签订延期／速遣协议，此电子邮件、传真、电传留底归档。
7.6.2 将委托方答复的函电于一个工作日内转交延期／速遣岗位人员。7.7 海事处理
根据委托方的指示，处理船舶在港发生的海损事故。将处理情况以有效方式报告委托方并将处理过程记录在单船登记卡上。8.0 函电处理
收到委托方／船长的函电，随即根据函电的内容将其分发到经办岗位人员，函电副本留底归档。9.0 船舶作业计划及动态跟踪 9.1 船舶进港指示
计划调度根据港口作业计划或港口调度的电话通知，以有效方式向24小时内安排进港的船舶及其委托方发船舶进港指示，信息包括以下内容，但并不限于此：
⑴预计靠泊／抛锚／系浮筒时间及位置；
⑵预计引水员登轮时间；
⑶与引水站的联系方式；
⑷船舶作业计划。9.2 船舶抵／离港电
9.2.1 计划调度根据外勤业务员办妥船舶抵／离港手续的报告，于船舶抵／离港4小时内向委托方以及有关方通过有效方式报告如下内容，但不限于此：
9.2.2 抵港船
⑴抵港时间；
⑵船舶靠泊／抛锚／系浮筒时间和地点；
⑶联检时间；
⑷船舶存油水；
⑸船舶前后水尺；
⑹开装／卸时间(如果有的话)； 9.2.3 离港船
⑴装毕／卸毕时间； ⑵实装／卸数量；
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⑶联检时间；
⑷存油水量；
⑸船舶前后水尺； ⑹离港时间；
⑺预抵下一港口时间。
注：如果下一港为国内港口，计划调度发出的船舶离港报抄报下一港代理。9.2.4 所有发出的函电均留底存单船档案。9.3 船舶在港动态报
9.3.1 计划调度根据外勤人员或港口调度提供的最新船舶动态信息，以有效方式向委托方和有关方报告船舶在港动态。函电均留底存档，电话信息作记录并存档。
9.3.2 船舶等泊／浮筒，每两天报一次动态，说明等泊／浮筒原因。
9.3.3 船舶靠泊／系浮筒后，于4小时内报告船舶靠泊／系浮筒时间，开工时间及预计完工时间（如有计划）等内容。
9.3.4 船舶在港作业期间，每工作日报告装／卸货物剩余吨数、作业工班、预计完工时间和计划开航时间。油船动态增加商检通过时间、接/拆管时间、驳船情况。报告应于每天12:00时前完成。
9.3.5 装／卸作业因故障停止以及恢复正常作业，则分别报告。
9.3.6 对本港进行非装卸作业（如加油、修理）的船舶，则根据委托方／船长的具体要求向其报有关信息。
9.4 船舶紧危／突发情况报
9.4.1 收到船方、引水、港监、海岸电台或其他方面报来的关于船舶在港发生碰撞、火灾、人员伤亡、共同海损和船员违章等紧危／突发情况，则应立即以有效途径报告委托方。并会同值班调度作好相应的记录。
9.4.2 根据港口当局提供有关恶劣天气（如台风、大雾等）的信息，立即以有效途径通知委托方和在港船舶并会同值班调度作好相应的记录。
9.4.3 上述所有发出函电均留底存档，电话报告作记录并归档。9.5 移船通知
根据港口船船作业计划或港口调度的移船电话通知，转告外勤人员通知或电告计划移泊船舶的船长，并在调度日记上作好记录。10.0 安排加油，加水及申请浮吊 10.1加油安排
10.1.1
计划调度收到委托方／船长关于加油的书面申请，申请须列明燃油品种、数量及要求供应的时间。
10.1.2根据委托方／船长的书面申请，向燃料供应公司询价，将相关价格报送委托方，得到委托方书面确定认后将相关价格记录在委托方/船长的书面申请上。
10.1.3将附有委托方书面确认价格的委托方／船长书面申请副本送交财
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务人员。
10.1.4得到委托方书面确认并在商务人员确认相关费用已到账的书面确认后，则马上向燃料供应公司发布采购文件，采购文件须明确燃油品种、数量、船舶停泊位置及要求供应的时间，采购文件归入单船档案。
10.1.5若是由委托方直接洽燃料供应公司安排供油，仅须通知燃供船舶的动态。
10.1.6
了解燃料供应公司关于供油安排的计划转告外勤，并作好记录。10.1.7
落实燃料供应公司办理的结果并做好记录留底存档。
10.1.8
将安排情况以有效方式通知委托方。此电子邮件、电传、传真留底归入单船档案。
10.2加水安排
10.2.1收到计划调度、外勤业务员交来的委托方／船长关于加水的书面申请，申请须列明加水数量及要求供应的时间。
10.2.2向供应商询价并将相关价格报送委托方，得到委托方书面确认后将相关价格记录在委托方/船长的书面申请上，并书面方式通知财务人员。
10.2.3委托方书面确认并在商务人员确认相关费用已到账后，向供方进行采购并明确加水数量，船舶靠泊位置及要求供应的时间并记录存档。
10.2.4了解供方关于供水安排的计划转告外勤，并作好记录。10.2.5落实供方办理的结果，并做好记录存档。
10.2.6
将安排情况以有效方式告知委托方，此电子邮件、电传、传真留底归入单船档案。
10.3
浮吊安排
10.3.1
收到托方／船长关于安排浮吊装／卸货物的书面申请，申请须列明装/卸货物的件数，每件货物的重量及要求安排浮吊的时间。
10.3.2
根据委托方／船长的要求，向供方询价并将相关价格报送委托方，得到委托方书面确认后将相关价格记录在委托方/船长的书面申请上，并把其报价记录在委托方／船长的书面申请上。
10.3.3 将附有委托方确认相关价格的委托方/船长的书面申请副本送交财务人员。
10.3.4
得到委托方书面确认并在商务人员确认相关费用已到账，同意安排的书面确认后，将此确认归单船档案并向分承包方提交租用拖轮申请。此申请须列明装／卸货物的件数，每件货物的重量及要求安排浮吊的时间，传真后留底归入单船档案。
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10.3.5
了解供方关于浮吊安排的计划转告外勤，并作好记录。10.3.6
采购文件发布后，落实供方安排结果，并做好记录存档。
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1． 接受市场部交转的委托函电和船舶资料，详细阅读做到心中有数。2． 上网向海事局进行船舶进口岸申请，待批准后打印《国际船舶航行进口岸申请书》一式四份，船代部留底一份，其余由外......
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