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档案局电子数据汇报通知
为做好年度文书档案目录电子数据报送工作，确保文件材料收集齐全、整理规范及档案目录著录规范、报送及时，根据《机关档案工作条例》、《市档案局关于开展档案目录电子数据报送工作的通知》（档〔〕36号）和《市档案局关于做好年文书档案目录电子数据报送工作的通知》（档〔〕79号）等文件精神，提出以下三点工作要求：
一、提高认识、加强领导
档案目录电子数据报送工作自年在全区开展以来，对全面促进机关、事业单位档案工作规范化管理和提高档案工作的质量和效率起到了积极作用。各单位要进一步提高对做好档案目录电子数据报送工作重要性和必要性的认识，切实加强年度文件材料归档和档案目录电子数据报送工作的领导，及时研究解决工作中出现的实际问题，给予必要的人力、物力、财力的保障，确保文件材料归档和档案目录电子数据报送工作得到落实。
二、收集齐全、整理规范
文件材料收集齐全完整是做好档案工作的前提和基础，关系到文件材料的存毁。各单位要进一步加大文件材料的收集力度，从文件材料形成的源头作为档案工作的起始点，明确各部门的归档范围、归档时间和归档要求，并将其纳入各部门及专兼职档案人员的岗位责任制，加大考核力度，严禁应归档文件材料滞存在部门或个人手中，确保本单位在履行职能活动中形成的对国家和社会有保存价值的文件材料收集齐全完整，得到集中统一管理。在做好文件材料收集工作的同时，还应注重文件材料保管期限的判定工作，将反映本单位主要职能活动和人员情况、涉及重大活动和维护公民权益的文件材料列入归档范围并确定较长的保管期限，保证归档的文件材料所确定的保管期限划分准确。
档案整理是否规范直接影响到档案利用与档案鉴定销毁工作的开展。各单位应把档案基础业务建设作为档案工作的重点来抓，要保持档案工作岗位人员的相对稳定，并对其业务能力提出具体要求，定期安排档案人员才加档案业务培训，保证档案人员能够熟悉掌握档案整理的原则、方法和具体要求；要严格照档案工作标准与规范开展工作，明确整理要求，明确整理时限，提高整理质量，做到文件材料分类准确、整理规范、排列有序、装订整齐。
三、编目规范、报送及时
档案目录著录规范有利于各单位提高档案材料的查全率、查准率，有利于馆室档案信息资源的有序衔接，有利于实现档案信息资源的共享。各单位要按照档〔〕36号文件要求，认真做好档案目录数据报送工作，要按照有关档案著录规范，认真开展目录录入工作，做好档案目录数据报送工作，保证档案目录电子数据完整、准确、规范。按照文件要求，请于年11月15日前完成年文书档案目录电子数据报送工作，确保年度文书档案目录电子数据报送工作按时顺利完成。
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