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常用应用文写作
第六节
一、报告
（一）、报告——下级机关（单位）向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、报送文（物）件，以及答复上级机关的询问时所用的陈述性公文。
狭义的报告，指的是作为公文的报告。
包括：工作报告、情况报告、提建议报告、回答问题报告、报送文（物）件报告。
广义的报告，还包括总结报告和调查报告。
（二）、各类报告的写法基本相同。
一般由标题、主送机关、正文、署名和日期等部分构成。标题一般只写事由和文种，如《关于XX的报告》，但也有的写入发文机关名称。
正文包括开头、主体、结语。
1.开头 ① 简要说明报告的目的或有关情况：
（例）省政府转来××××委员会提出的关于××河水质污染状况的报告，经市政府调查研究，对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下：
②对报告的情况作简要概括：
（例）水利部关于进一步做好农村人畜饮水和乡镇供水工作的报告 自1984年国务院批转原水利部《关于加速解决农村人畜饮水问题的报告》和《关于农村人畜饮水工作的暂行规定》以来，农村人畜饮水工作取得了很大成绩。同时，为了适应乡镇经济的发展，有计划地开展了乡镇供水工作，使农村饮水、乡镇供水工作走上了一个新的发展阶段。
③ 背景式开头
（例）前不久，中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会，总结交流了各地清房工作的情况和经验，并就清房中遇到的一些政策性问题，进行了讨论，根据各地的做法和座谈会中提出的问题，中央纪委常委研究提出以下几点建议：
④ 根据式开头
（例）根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去年冬派人到涪陵市和渠县，与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了一些调查。涪陵市委、市政府、和渠县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下：
⑤叙事式开头
（例）19××年2月20日上午9时40分，我省××市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆消防车，经四个小时的扑救，大火才被扑灭。这次火灾，除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外，百货大楼一幢三层楼房及余下商品全部烧毁。时值开门营业不久，顾客不多，加之疏散及时，幸未造成人员伤亡。但此次火灾已造成直接经济损失792万余元。
报告、请示与批复 ⑥目的式开头：将发文目的明确阐述出来作为导语
（例）为认真贯彻落实《国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知》(国发〔19 ××〕42号)切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好地为改革开放和经济建设服务，结合我市实际情况，就进一步加强森林防火工作提出以几点意见：
2．正文的主体 ① 综合性报告：
依次写明做了什么工作，取得什么结果，有什么经验或教训，今后如何打算等。
总结式写法：以成绩、做法、经验、教训、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。
② 反映情况报告（专题报告）：
依照“情况——原因——教训——措施”四步写法 ③ 呈转性报告（建议报告）：指导式写法
建议要针对某项工作提出系统完整的方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表达。
3.报告结语
可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文
结语依报告的类型而有不同。工作报告一般不写结语，也可用“特此报告”收尾；情况报告的结语用“以上报告妥否，请批示”；建议报告的结语用“以上报告如无不妥，请批转XX执行”。
国家行政机关公文中日期为中文大写，如“二○○一年十一月二十一日”，不能写为“2001年11月21日”。公文的日期写在距右侧空四个字的位置。
（三）、范例
忻州市疾病预防控制中心
关于急需纳入免疫规划工作一季度麻疹疫苗的报告
山西省疾病预防控制中心：
进入2008年1月份以来，我市至今未收到纳入免疫规划工作所供麻疹疫苗，使全市需初免和加强免疫儿童共2万余名未能按国家规定免疫程序及时接种麻疹疫苗。现已将进入麻疹流行高峰季节，恳请上级领导想办法尽快给予解决纳入免疫规划工作所需23000人份麻疹疫苗。
忻州市疾病预防控制中心（公章）
二00八年二月二十八日
关于XXXX年度计划免疫工作的报告
XX省卫生厅：
我市XXXX年度计划免疫工作成效显著，几种主要传染病的发病率都比去年同期有大幅度下降。按今年上半年发病累积报告数，比去年同期下降率是：伤寒下降48.7%，百日咳下降39.5%，乙型脑炎下降82.3%，乙肝下降45%。
之所以能取得以上显著效果，主要是我市在市、区、街道建立健全了三级预防保健网，有计划地进行了白喉、百日咳、麻疹、伤寒、副伤寒、破伤风等预防接种和投放小儿麻痹症的预防糖丸。为健全市计划免疫冷链系统，我局拨专款XXX万元，为市、区、街道配备了冷库、制冷器、冰箱、冷藏包等，保证了疫苗的质量和预防接种效果，几种疫苗的接种率，均达到或超过卫生部规定的标准。
虽然取得以上成绩，但也存在一些不足之处，例如宣传发动工作做得不够细致，特别是近郊的一些农户，有的家长对预防接种不够重视，抱有侥幸心理。这是以后要注意的问题。
XX市卫生局（公章）X年X月X日
简评：这是一篇工作报告。标题高度概括了报告的主要内容。正文概述了该市XXXX年度计划免疫工作的成效，并以几种主要传染病发病率下降的统计数据加以说明，然后介绍基本做法及显著效果（主要经验也就蕴含在内），再指出存在的问题，最后表明今后改进工作的意见。内容概括、简要，但不显空洞、抽象。
二、请示
（一）概述
请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。一份公文要成为“请示”必须具备三个条件： 第一、必须是下级向上级行文；
第二、第二，必须是本身职权范围内无权处理或无法解决的事情；
第三、第三，必须是要求上级答复和批准的事。否则，便不该使用请示。
（二）格式
请示的格式和报告相同。
正文由开头、主体、结语三部分构成。1.开头即请示缘由。应简明扼要地写出请示事项或问题的原因，要写得充分、恰当、具体，让上级能理解、同意自己的观点和意见。
2.主体——请示事项
全文的重点，明确提出请示的事项或问题以及具体意见。一定要写得具体、明白，让人看了知道请示何事，有无可能给予解决。可以明确提出本单位对处理问题的意见，以供上级参考。还可以向上级主管部门提出具体要求。
结语是恳请上级审核批准或给予指示，常用“以上意见妥否，请指示”、“妥否，请批复”、“以上请示，请予审核批准”等请求语结尾。请求语要谦和有礼，命令式语气是不恰当的。
（三）要求 按规定，“各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关”。
请示“应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关”。
【示例】
XX乡医院关于申请增设产科床位资金的请示
X X县卫生局：
XXXX年是生育高峰年，有统计资料表明，我院所在地XX乡，今年临产的妇女达XXX人，而我院的产科床位严重不足，只有XX个床位。为解决这个实际困难，我院决定在原来的基础上再增设XX个床位，以解燃眉之急。现我院有资金XX万元，尚缺X万元，今特请求县卫生局帮助解决所缺款项问题。
请审核、批复。
XX乡卫生局（公章）
XXXX年X月X日
关于交通肇事是否给予被害家属抚恤问题的请示
最高人民法院：
据我省XX县法院请示，他们对交通肇事致被害人死亡是否给予被害者抚恤的问题，有不同意见。一种意见认为，被害者若是有劳动能力的人，并遗有家属要抚恤的，就给予抚恤；被害者若是没有劳动能力的老人或儿童，就不给予抚恤。另一种意见认为，只要不是由被害者自己的过失所引起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌情给予抚恤。我们同意后一种意见，几年来实践经验证明，这样做有利于安抚死亡家属。是否妥当，请批复。
XX省高级人民法院(印章)
二OOX年X月X日
[简评] 这是一篇简洁明了的政策性请示。下级机关针对工作中存在的问题提请上级作出指示，文中先摆明不同的“处理意见”，后表明自己的态度，并请求指示。篇幅虽短小，但结构完整，事项明确。
关于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示
市人民政府：
今年4月7日，XX市委、市政府《关于加快发展旅游业的决定》(X字〔XXXX〕8号)，同意建立旅游建设发展专项资金，其部分资金来源于交通建设附加费的分配，并将此分配比例从原来的5％调高到10％。对此，我委认为该措施无疑有利于筹集资金，促进旅游业发展。但当初决定征收旅游业交通建设附加费的目的，主要是筹集地铁资金，现要提高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例，必然减少地铁资金的来源。地铁工程建设年度投资高达30亿元，筹资任务十分艰巨，而今年地铁资金缺口更大，需开拓更多的资金来源。因此，任何减少筹集地铁资金的做法都会导致工期拖长和投资增大，不利于工程建设。鉴此，我委建议在地铁建设期内，暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例，仍执行旅游专项资金在交通建设附加费中占5％的分配比例不变。
专此请示，请批复。
XX市计委(印章)XXXX年X月X日 [简评] 这是一篇“针对上级的决定提出不同的意见”的事项性请示。在肯定上级的举措后，权衡“调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例”的利弊，让上级进一步明确目前“地铁资金”和“旅游业资金”孰轻孰重，以此作为请示缘由，有据有力。全篇先抑后扬，语言委婉得体，得到上级的同意也是情理之中。
撰写请示的注意事项 第一，请示必须做到“一文一事”。第二，请示事项的意见要具体明确。
第三，凡请示事项或问题的解决涉及有关单位者，应事先商同有关单位，或在请示中加以说明。请示与报告的区别
1、行文目的不同
请示是为解决具体问题，请求上级指示或审核批准的，必须批复、回答。报告是为上级了解和掌握情况、沟通上下级联系，大多不需要回复。
2、行文时限不同
请示必须在事前，得到批示后才能行动； 报告在事前、事中、事后均可
3、内容含量不同
请示只能“一事一文”、“一事一请求”； 报告一事、数事均可。
4、主送机关数量不同
请示：一个； 报告：一个或几个。
三、批 复——适用于答复下级机关的请示事项。
批复的写法： 标题、主送机关、正文、署名、日期 标题：如《国务院关于设立天津港保税区的批复》、《国务院对西藏自治区人民政府的批复》
正文：引语多为“x x号文收悉”或“x x年x月x日关于x x(事项)的请示收悉”等；结语多为“此批”或“此复”等。
【示例】
关于公安保卫党支部换届选举报告的批复
公安保卫党支部：
你支部报来《关于公安保卫党支部换届选举的报告》收悉，根据《中国共产党基层党组织选举工作暂行条例》规定，经2006年6月29日局党委扩大会议研究，同意你支部选举结果，支部委员会由郑宪法、赵明、马福宝、方向、郑梅五名同志组成，郑宪法同志任支部书记，并同意其他委员分工。
中共西安供电局委员会
二〇〇六年六月二十九日
第七节 会议记录与会议纪要
一、会议记录
（一）概述
会议记录——在开会的过程中，由专门记录人员把会议的基本情况、研究和讨论的问题、报告和发言的内容、形成的决议和各方面的意见等如实记录下来的书面材料，是会议情况的笔录。
它一般用于比较重要的正式会议，要求真实地反映会议的面貌。
主要有两种。一是详细记录，要求有言必录。这种记录适用于比较重要的会议，如传达领导讲话精神，布置本单位重要活动等；二是摘要记录，择其要点，例如讨论某个问题，决定某次活动，或对某件事某个人进行评价等，只要记录下实质性意见即可。
（二）作用
会议记录除了作为书面材料存档备查之外，还可以作为传达、贯彻会议精神和执行会议决定的依据，也是进一步编写会议纪要和会议简报的基础。
（三）结构
会议记录一般分为标题、会议组织情况、会议内容记录、结尾四个部分。
1、标题要写明会议所属单位（或召开会议的单位）及会议名称，如“XX学校学术委员会会议记录”。
2、会议组织情况包括：开会时间、地点、出席人姓名职务（出席人多时可只写出席人数）、缺席人姓名（缺席人多时可只写缺席人数）、列席人姓名职务、主持人姓名职务、记录人姓名职务等。这些内容应在开会前写好。
3、会议内容记录是记录的主要部分，包括：会议议题、领导讲话（报告）、讨论发言、决定或决议、主持人总结等。记录领导讲话和讨论发言时，讲话和发言人姓名要顶格写，加冒号之后便可直接写讲话或发言内容。讲话和发言内容记录换行时应比姓名低
一、两格，以便突出姓名、利于查阅。
4、结尾要换行空两格写“散会”字样，以示记录完成。记录右下方应有主持人和记录人签名，以示负责。
（四）会议记录的写作技巧
一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。
（五）例文
党支部会议记录
时间：****年*月*日上午10时 地点：***党员活动室 主持人：***（职务）
出席人：支部全体党员（详见点名簿）列席人：***（职务）、***（职务）„„
缺席人：***（缺席原因，如学习、出差、生病、无故等）记录人：***（职务）
会议主题：
1、讨论支部工作报告
2、讨论通过预备党员***、***转正 ***（主持人、书记）：今天，我们召开支部全体党员大会，有**人出席，超过应到会人员半数，会议有效。今天我们还邀请***、***等几位同志参加，大家向他们表示热烈欢迎。今天会议是讨论通过去年支部的工作报告和讨论***、***同志的转正。下面让我来向大会做支部工作报告。（书记做支部工作报告）请与会同志酝酿，充分发表意见。
***（***）：„„
„„„„„„ [详细记录每位同志的发言] ***（主持人）：刚才，同志们对我们的工作提出了许多宝贵的意见，我们会认真加以考虑，不断改进工作。接下来研究预备党员转正（记录详见《发展党员专用记录本》）。
会议到此结束。
主持人：（签名）记录人：（签名）
XX区干部培训中心第X次办公室会议记录 时间：2005年3月4日14：30～17：00 地点：培训大楼第X会议室
出席人：刘XX(主任)、杨X X(教务长)、张X X(办公主任)、吴XX(办公室秘书)及各培训部主要负责人
缺席人：王XX、张XX(外出开会)主持人：刘XX(主任)记录人：吴X X(办公室秘书)
一、报告
(一)杨XX报告中心基本建设进展情况„„
(二)主持人传达区人民政府《关于压缩行政经费的通知》(以下简称《通知》)„„
二、讨论
我中心如何按照区人民政府《通知》的精神抓好行政经费的合理开支，切实做到既勤俭节约，又不影响正常的培训教学、科研等活动的开展。
三、决议
(一)利用两个半天时间(具体时间由各培训部自己安排，但必须安排在本周内)组织有关人员集中传达学习《通知》精神，提高认识，统一思想。
(二)各培训部负责人在认真学习的基础上，利用下周政治学习时间向群众传达、宣讲。
(三)各培训部责成有关人员根据《通知》的压缩指标，重新审查和修改本年度行政经费开支预算，并于两周内报主任办公室。
(四)各培训部必须严格控制派出参加外地会议及外出学习人员的人数，财务科更要严格把关。
(五)利用学习和贯彻《通知》精神的机会，对全中心员工普遍开展一次勤俭节约、艰苦朴素的传统教育。
散会。
主持人：(签名)记录人：(签名)[简评] 这是一份摘要式会议记录。正文包括会议基本情况和会议内容，基本情况注明了与会者身份、缺席者原因，会议内容采用摘要式记录，反映会议过程，决议情况记录清楚、具体，格式规范。
二、会议纪要
——适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（一）会议纪要的特点
１、综合性：会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。
２、指导性：这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。
３、备考性：一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报，必要时可作查阅之用。
（二）会议纪要的种类 １、办公会议纪要
又称日常行政工作会议纪要。各机关、团体、企事业单位的领导人和有关部门负责人定期召开的研究日常工作的办公会议形成的纪要。其作用是为机关单位工作的开展提供实在的指导和具体的依据。
２、专项会议纪要
各机关、团体、企事业单位的领导人主持召开的研究某一方面或某一专门工作会议形成的纪要。
３、座谈会议纪要
为解决某个主要问题，召集某些有代表性的人员参加，通过座谈会讨论，形成比较一致的意见，然后将会议情况和讨论的问题加以概括、整理而形成的书面材料。
（三）内容和结构
会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
标题有四种情况：一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。三是事由加纪要，如《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》。四是正副标题法，正标题突出会议主旨、意义，副标题交代会议名称、文种，如《同舟共济度难关，坚定信心保平安——全省财政会议纪要》。
会议纪要正文一般包括两部分。
一是会议情况简述，包括会议目的、时间、地点、参加人员和一般情况等； 二是内容纪要，包括讨论发言综述、领导指示、会议决议等。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
（四）、会议纪要的三种写法
1、集中概述法。
把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。
这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。
2、分项叙述法。
召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。
这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
3、发言提要法。
把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
（五）会议纪要与会议记录的不同
1、文体性质不同： 会议纪要属于法定公文，一般作为文件处理，而且并不是每次会议必“纪”，通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。会议记录则是记录会议内容的一种书面资料，既不用上报，也不用下发；一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档。
2、内容和写法不同：
会议纪要反映会议的主要精神和议定事项，所以它是在会议记录基础上对会议内容的分析综合和对会议精神的提炼概括，使之理性化、条理化；会议记录则是对会议内容的客观记录，要求尽量详尽。
例文1（工作会议纪要）
国家邮政局专题会议纪要
[第×号] 1999年7月22日下午，×××局长主持召开专题会议，研究世界邮政新技术设备展览的有关问题。
会议认为，99世界邮政设备展览是由国家邮政局主办、邮电器材总公司承办的本世纪一项大型国际活动，是扩大中国邮政与世界的交流、展现中国邮政风貌的很好的机会，必须努力办好。整个展览工作的组织与协调，仍按原来分工请副局长统一负责。为落实展览会中的有关准备工作，会议议定以下事项：
一、关于展览的布展问题
本次展览的场地约10 000平方米，整个布展及与海关等有关方面的联系工作由中国邮电器材总公司统一负责组织。其中划给中国邮政的600平方米展场，由网路运行部具体负责布展事宜。
二、关于展览会开幕式的组织问题(略)
三、关于展览会参观人员的组织问题(略)
四、关于展览会的宴会安排问题(略)
五、关于展览的宣传问题(略)
六、其他问题(略)
例文2（指令性会议纪要）
全国企业干部人事制度改革经验交流会纪要
为了贯彻落实中央工作会议精神，积极推进企业干部人事制度改革，人事部于1991年11月在北京召开了全国企业干部人事制度改革经验交流会。参加会议的各省、自治区、直辖市、计划单列市、试点城市人事部门负责人以及部分企业代表共100多人。赵东宛同志就人事部门如何为搞好大中型企业服务的问题作了重要讲话。
现将这次会议讨论的主要问题综述如下：
一、对企业干部人事制度改革的基本估价
与会代表认为，┅┅总的来说，这些年来企业干部人事制度改革的方向是正确的，成绩是显著的。
各地在企业于部人事制度改革的实践中，创造和积累了不少有益的经验：一是┅┅；二是┅┅；三是┅┅；四是┅┅。
二、坚持和完善企业干部聘用制(略)
三、逐步实行企业管理人员和技术人员聘任制(略)
四、人事部门要为搞好国营大中型企业尽职尽责。
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